Ubicaciones residenciales de supervisión: Consideraciones clave de cumplimiento para agentes bursátiles/por cuenta propia

Comprender las nuevas normas de FINRA y su impacto en las prácticas de supervisión

Dado que el trabajo a distancia e híbrido es cada vez más habitual, los agentes bursátiles deben revisar sus marcos de supervisión para confirmar que se ajustan a los requisitos de Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Comprender la evolución de la normativa puede ayudar a las empresas a cumplirla, manteniendo al mismo tiempo la eficacia operativa y la flexibilidad para los empleados.

Los agentes bursátiles miembros de FINRA deben tener en cuenta la normativa reciente antes de aprobar acuerdos de localización de supervisión residencial (RSL). En concreto, el 23 de enero de 2024, FINRA emitió el Aviso Normativo 24-02, en el que anunciaba la adopción de la Norma 3110.19 de FINRA. Esta norma permite a las empresas designar una residencia privada desde la que una persona asociada lleva a cabo actividades de supervisión especificadas, como ubicación sin sucursal, sujeta a ciertas salvaguardas y limitaciones.

El anuncio detallaba además que dicha ubicación se designaría como RSL y estaría sujeta a inspecciones periódicas regulares, en lugar de las inspecciones anuales que se exigen actualmente a una oficina de jurisdicción supervisora (OSJ).

La norma RSL entró en vigor el 1 de junio de 2024, fecha en la que las empresas pudieron empezar a utilizar la designación RSL. Como exige la norma, las empresas deben responder a la pregunta sobre la RSL en el Formulario U4 a más tardar el 26 de diciembre de 2024, para cualquier ubicación que esté marcada como residencia privada en el Formulario U4. FINRA ha modificado el Formulario U4 con una pregunta RSL en la que las empresas pueden responder “Sí” o “No”. La pregunta está disponible desde el 14 de septiembre de 2024 y se aplicará desde el 26 de noviembre de 2024.

Acciones a considerar por las empresas

Para navegar eficazmente por la nueva normativa de RSL, los agentes bursátiles deben tomar medidas proactivas para su cumplimiento. Considera estas medidas clave para ayudar a tu empresa a alinearse con los requisitos de FINRA y mantener la supervisión:

1. Revisa los informes del portal de la empresa para evaluar tu lista actual de personas asociadas y sus ubicaciones reveladas
2. Revisar los Formularios Uniformes de Registro de Sucursales (Formularios BR)
3. Modificar los Procedimientos de Supervisión Escritos (PSS)
4. Lista completa de requisitos y condiciones de elegibilidad de la RSL
5. Realiza una evaluación de riesgos de cada PA para la designación de RSL
6. Actualizar los Formularios U4 para incluir las direcciones adecuadas
7. Presenta/Modifica el formulario BR según proceda
8. Actualizar el calendario de inspección de la sucursal

El aviso destacaba requisitos importantes para poder designar una ubicación como RSL. En concreto, las empresas miembro deben realizar una evaluación de riesgos y proporcionar a FINRA una lista de RSL de forma periódica.

Aclarar el ámbito de aplicación de la nueva norma

Algunos miembros de la FINRA se sintieron ligeramente confundidos por esta nueva norma, ya que creían que proporcionaría flexibilidad a todos los que desearan trabajar a distancia. Más bien, la flexibilidad de esta norma es específica para las personas supervisoras designadas que trabajan desde ubicaciones residenciales privadas y que anteriormente habrían tenido que registrarse como OSJ o como sucursal supervisora.

La norma FINRA 3310.19 permite a las empresas designar como RSL un lugar en el que la persona asociada desempeña determinadas funciones de supervisión desde su residencia privada a tiempo completo, parcial o híbrido. Las funciones especificadas incluyen:

• Aceptación final (aprobación) de las nuevas cuentas
• Revisión y aprobación de las órdenes de los clientes (revisión socioeconómica de las operaciones relacionadas con la banca de inversión y el negocio de valores).
• Aprobación final de comunicaciones minoristas para su uso por personas asociadas a la empresa (excluye una oficina que únicamente lleve a cabo la aprobación final de informes de investigación) y/o
• Supervisar las actividades de las personas asociadas a la empresa en otra u otras sucursales o lugares que no sean sucursales.

Condiciones y requisitos para la ubicación de la supervisión residencial

FINRA también detalló las condiciones para designar una ubicación como RSL, similares a las exclusiones de la definición de sucursal de la Norma 3110 de FINRA. Las condiciones incluyen que

1. Sólo una persona asociada o varias personas asociadas que residan en ella ejercen su actividad en ella. En el caso de múltiples personas asociadas, deben ser miembros de la misma familia inmediata
2. El lugar no puede estar a disposición del público
3. La persona asociada no se reúne con clientes actuales o potenciales en el local
4. La actividad realizada desde el lugar cumple con 3110(f)(2)(A)(ii) o (iii)
5. Los fondos/valores de los clientes no se gestionan en el local
6. La persona asociada está asignada a una sucursal designada, que se refleja en todas las tarjetas de visita, papelería y comunicaciones
7. Se supervisa la correspondencia/comunicación de la persona asociada con el público
8. Las comunicaciones electrónicas de la persona asociada se realizan a través del sistema electrónico de la empresa
9. La empresa dispone de un sistema de mantenimiento de registros para realizar, mantener al día y conservar los registros según sea necesario; y
10. La empresa ha determinado que sus herramientas de vigilancia y tecnología son adecuadas para supervisar los riesgos que presenta cada RSL.

Una vez que el corredor-agente haya determinado que la ubicación cumple las condiciones para ser designada como RSL, tendrá que asegurarse de que la empresa y la persona asociada son elegibles para designar una RSL. La norma incluye una lista de criterios de inelegibilidad para la empresa y la ubicación/persona asociada, respectivamente. Algunos de los supuestos que harían inelegible a una empresa son si la empresa

• está restringido por la Norma 4111 de la FINRA
• lleva menos de 12 meses registrado en FINRA; o
• ha infringido la Norma 3110(c) de la FINRA en los últimos 3 años

En el caso de una persona asociada, algunos acontecimientos que la harían inelegible son:

• tener menos de un año de experiencia de supervisión directa en la empresa o en una filial/afiliada
• está sujeto a un plan obligatorio de supervisión reforzada por parte de un regulador; o
• se le haya notificado por escrito que es objeto de cualquier investigación o procedimiento por parte de un regulador que advierta que no ha supervisado razonablemente a otra persona sujeta a su supervisión.

Consulta la Norma FINRA para ver la lista completa de criterios de inelegibilidad.

Requisito de cumplimiento del lugar de supervisión residencial

Supongamos que la empresa determina que ella y sus personas asociadas son elegibles y cumplen las condiciones para la RSL. En ese caso, la empresa deberá actualizar sus Procedimientos de Supervisión Escritos para incluir la RSL como categoría de ubicación aprobada y añadir los requisitos reglamentarios de la norma.

Como ya se ha señalado, la nueva norma exige que las empresas realicen y documenten una evaluación de riesgos de la persona asociada asignada a la RSL propuesta. La norma establece algunas áreas que deben incluirse en la evaluación de riesgos, entre las que se incluyen:

• una evaluación de las reclamaciones de los clientes
• supervisión reforzada
• incumplimientos de los PSA de la empresa
• infracciones de los registros
• comunicaciones de entes reguladores que indiquen la falta de supervisión; y
• actividades de alto riesgo realizadas en el lugar

Aunque estas áreas no eliminan automáticamente la posibilidad de designar una LSR, deben ser evaluadas.

Los calendarios de inspección de sucursales deben actualizarse para incluir las RSL, que deben inspeccionarse periódicamente (se supone que al menos cada tres años, a menos que la empresa indique lo contrario). Ten en cuenta que estas inspecciones deben realizarse in situ, a menos que la empresa haya optado por el Programa Piloto de Inspecciones Remotas de conformidad con la Norma 3110.18 de FINRA. El último día para optar por el programa piloto fue el 26 de junio de 2024, para el año natural 2024; sin embargo, una empresa puede unirse al programa piloto en años posteriores.

Por último, FINRA reconoce que algunas jurisdicciones y la NYSE no han aceptado o adoptado la designación de RSL y seguirían exigiendo que dichas ubicaciones se registren o presenten notificaciones a través del Formulario BR. Por ello, FINRA está trabajando en la modificación del Formulario BR para permitir el registro o la presentación de notificaciones en una jurisdicción o en la NYSE si fuera necesario, pero no en FINRA por estar designada como RSL.

FINRA hizo una corrección provisional para el formulario BR inicial; sin embargo, sigue trabajando en ello para las modificaciones del formulario BR. FINRA mantiene un Programa de SRO/Jurisdicción que incluye los requisitos de registro de sucursales para cada jurisdicción (es decir, archivo de notificación, registro o ninguno). Como resultado de la RSL, FINRA ha actualizado el calendario para incluir una columna para la aceptación de la RSL por jurisdicción.

Próximos pasos para el apoyo al cumplimiento

En Kaufman Rossin, estamos aquí para ayudar a los agentes bursátiles a navegar por los lugares de supervisión residencial y cualquier otro asunto relacionado con el cumplimiento. Ponte en contacto conmigo o con otro miembro de nuestro equipo de Servicios de Asesoramiento sobre Riesgos para obtener más información sobre la normativa de la FINRA y lo que podría significar para tu empresa.