¿En qué momento debería una empresa emergente pensar en un Departamento de Finanzas y Contabilidad externo?

Si desea llevar a su empresa al siguiente nivel, es posible que necesite ayuda de recursos externos para abarcar mucho más que los aspectos básicos de contabilidad.

La gestión y evaluación de registros financieros son fundamentales en la creación de una base sólida para el éxito futuro de su empresa. Para muchas empresas emergentes y las que están en etapa inicial, el "Departamento de Finanzas y Contabilidad" puede constar en un principio del fundador, quizá con la ayuda de un contador y QuickBooks Online.

Con recursos limitados, existe posibilidad de que solo pueda hacer lo básico: mantener un registro de seguimiento de datos financieros com gastos, facturas, ingresos y pagos, para asegurarse de pagar facturas e impuestos. Esto puede ser suficiente si tiene una estructura muy pequeña, pero a medida que su empresa crezca, busque fondos o inversores, opere con clientes más grandes y contrate más empleados, es probable que necesite algo más que lo básico.

Si bien es posible que todavía no necesite ni tenga los recursos para disponer de un departamento interno de Finanzas y Contabilidad completo, puede ir más allá de lo básico. Una forma de hacerlo es tercerizando sus funciones de finanzas y contabilidad, aprovechando una variedad de recursos y experiencia además del mantenimiento de los libros contables, la contabilidad y la planificación de impuestos.

¿Cuándo debería considerar la tercerización de sus funciones de finanzas y contabilidad? Estas son algunas situaciones en las que puede tener sentido.

Situación 1: Su empresa está creciendo y siente que no está obteniendo la información que necesita a partir de sus datos financieros actuales.

Contar con información financiera más oportuna, precisa y exhaustiva puede ayudarle a tomar mejores decisiones comerciales. Por ejemplo, entendermás en profundidad cuáles son aquellas de sus actividades que generan ingresos, costos y márgenes podría ayudarle a asignar mejor los recursos operativos e intelectuales. Saber con más certeza qué líneas de productos o servicios son más rentables podría ayudarle a tomar decisiones relacionadas con las partes de la empresa en las que debería invertir y que debería desarrollar, o cuáles decidirse por resignar.

Si desea contar con una forma sencilla de acceder a sugerencias viables con respecto a tendencias en tiempo real en su empresa en lugar de solo fijarse en el rendimiento anterior, o si quiere comparar su rendimiento con el de organizaciones similares, tal vez sea momento de considerar la tercerización.

Situación 2: Está buscando inversores o va a solicitar un préstamo.

Si presentó su solicitud para un préstamo del Programa de Protección de Pago (PPP) u otro programa de préstamos, es posible que ya esté familiarizado con el tiempo que puede llevarle reunir todos los datos financieros de su empresa y cuán dificultoso puede ser ubicar e informar los datos de transacciones.

Cualquier posible prestamista o inversor querrá ver una buena cantidad de información financiera antes de asumir un compromiso y tal vez quiera recibir actualizaciones regulares si acepta aportar los fondos. Esperará que su informe financiero sea claro, esté actualizado y en línea con las normas de la industria.

Aprovechar un equipo externo de finanzas y contabilidad puede ayudarle a organizar correctamente sus datos financieros de manera que sean precisos, organizados y estén listos para compartir en el formato que espera un prestamista o inversor. También puede permitirle tener un mejor control de las finanzas de su empresa sin tener que trabajar directamente en ellas mucho tiempo.

Por último, si decide considerar una fusión o adquisición en el futuro, contar con datos financieros precisos, completo y actualizados a los que se pueda acceder rápidamente puede ubicarlo en una mejor posición para iniciar ese proceso.

Situación 3: Su cartera de clientes está creciendo.

A medida que crece su cartera de clientes, el seguimiento de las facturas, los pagos y el inventario se vuelve cada vez más complejo. Las facturas imprecisas, imputar pagos de manera incorrecta o la incapacidad de presentar estados de cuenta precisos y actualizados a los clientes podría llevarlos a elegir a su competencia.

Por el contrario, los sistemas de seguimiento de pagos y facturas bien organizados y fáciles de usar ayudan a infundir confianza en los clientes actuales y posibles, que a menudo entran en contacto con estas funciones durante el proceso de venta. El seguimiento preciso del inventario, los pedidos, las ventas y los pagos puede permitirle pronosticar mejor la demanda, los gastos y presupuestos, y brindarle la información que necesita para optimizar la eficiencia operativa.

Situación 4: Está contratando más empleados.

A medida que crece su base de empleados, su nómina, sus gastos susceptibles de reembolso y hasta sus tareas relacionadas con la incorporación requieren más atención y pueden demandarle más tiempo.

Tercerizar sus funciones de finanzas y contabilidad puede ayudarle con la incorporación de empleados, los gastos susceptibles de reembolso y la nómina, que a su vez deriva en una mayor satisfacción de los empleados y le permite a usted dedicar menos tiempo a responder solicitudes y solucionar quejas.

Además, con mejor información financiera, también podrá tomar decisiones de compensación e incentivos que otorguen incentivos a sus empleados con resultados positivos para la empresa.

Cómo será la tercerización de sus funciones de finanzas y contabilidad

Uno de los principales objetivos de la tercerización de las finanzas y la contabilidad es que usted dedique menos tiempo a reunir, tener un registro y generar informes financieros y más tiempo a recibir sugerencias viables a partir de sus datos. Igual de importante, o más, es su capacidad de poder aplicar esas sugerencias para mejorar su empresa y alcanzar sus objetivos financieros.

Para una empresa emergente o una que está en sus primeras etapas, tercerizar las funciones de finanzas y contabilidad probablemente implicará una combinación de soluciones tecnológicas y experiencia humana. Las soluciones tecnológicas pueden conectar sus sistemas de operaciones comerciales actuales y automatizar la obtención de datos financieros, mientras que las personas pueden ayudarle a darles sentido a estos datos. Es probable que tenga acceso a un panorama en tiempo real de las finanzas de su empresa, a paneles de control en vivo que integran información operativa y financiera, e informes financieros más significativos.

El resultado: hacer las tareas contables básicas en la empresa y contratar un CPA una vez al año para que se encargue de la declaración de impuestos y elaboración de informes tal vez no le brinde los recursos y la información financiera que necesita para planificar y alcanzar correctamente sus objetivos de crecimiento a largo plazo. Para crecer con éxito, necesitará pasar menos tiempo trabajando en su empresa y más tiempo para su empresa. Aprovechar un equipo externo de finanzas y contabilidad puede ayudarle a lograrlo, y disponer de experiencia externa puede ser un recurso de ayuda importante para alcanzar los objetivos de su empresa.

Contácteme para conocer más sobre cómo puede pasar menos tiempo reuniendo datos financieros y más tiempo usándolos a su favor para alcanzar los objetivos comerciales de corto plazo, mientras construye una base sólida de generación de informes y contabilidad desde la cual hacer crecer a su empresa en el largo plazo.