¿Tu supervisión del 401(k) te pone en riesgo fiduciario?

Ofrecer un plan 401(k) es una de las formas más impactantes de captar, retener y recompensar a los mejores talentos de tu empresa. Pero para los patrocinadores del plan, la responsabilidad va más allá de la configuración del plan. Los empresarios y los miembros del comité del plan 401(k) asumen importantes obligaciones legales, y no cumplirlas puede suponer un incumplimiento del deber fiduciario, un resultado costoso y perjudicial.

Con el aumento de los litigios relacionados con la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados (ERISA), es fundamental que las empresas comprendan su exposición fiduciaria, los riesgos que conlleva y cómo protegerse proactivamente a sí mismas y a sus empleados. Sólo en 2024 Los litigios por honorarios excesivos relacionados con ERISA aumentaron un 35%.y los demandantes presentaron demandas agresivas incluso contra planes pequeños y medianos.

¿Qué es la exposición fiduciaria?

La exposición fiduciaria se refiere a los riesgos legales, financieros y de reputación a los que se enfrentan los patrocinadores del plan cuando no cumplen sus responsabilidades según ERISA. Si un fiduciario no actúa en interés de los participantes en el plan, no gestiona las inversiones con prudencia, no controla los costes del plan o no cumple la normativa de ERISA, corre el riesgo de incumplir su deber fiduciario.

Las consecuencias potenciales pueden ser importantes, incluyendo: multas, demandas, responsabilidad financiera personal, auditorías reglamentarias y daños a la reputación.

¿Quién tiene la responsabilidad fiduciaria?

Varias partes desempeñan papeles fundamentales en la gestión de un plan 401(k), y muchas de ellas tienen obligaciones fiduciarias según ERISA:

• Patrocinadores del plan: Normalmente el empresario, responsable de establecer y mantener el plan de jubilación de conformidad con ERISA.

• Miembros del comité 401(k): Personas de RRHH, finanzas o dirección que toman decisiones relacionadas con el plan, incluida la supervisión de las inversiones y la selección de proveedores de servicios. Estos miembros actúan como fiduciarios y deben actuar en el mejor interés de los participantes.

• Gestores de inversiones: Profesionales con autoridad discrecional para seleccionar y supervisar las opciones de inversión del plan.

• Administradores del plan: Responsables de las operaciones diarias y del cumplimiento legal.

Si tienes autoridad discrecional sobre cualquier aspecto del plan, legalmente se te considera un fiduciario, y eres responsable de cumplir las normas de ERISA.

A pesar de ello, muchos patrocinadores de planes creen erróneamente que contratar a un administrador externo (TPA) o a un asesor financiero elimina sus obligaciones fiduciarias. Aunque estos socios pueden apoyar la administración y las decisiones de inversión, no eliminan la responsabilidad fiduciaria última del patrocinador. La supervisión, la documentación y el juicio prudente deben seguir proviniendo de los encargados de la gobernanza del plan.

¿Qué deberes deben cumplir los fiduciarios?

La ERISA esboza varias responsabilidades fiduciarias básicas:

• Deber de lealtad -Actuar únicamente en el mejor interés de los partícipes y beneficiarios del plan.

• Deber de prudencia – Toma decisiones con el cuidado, la habilidad y la diligencia de un experto razonablemente prudente.

• Deber de diversificación – Minimizar el riesgo ofreciendo una selección diversificada de opciones de inversión.

• Deber de cumplir las condiciones de los documentos del plan – Operar en estricta conformidad con los términos rectores del plan y la ley ERISA.

• Deber de controlar los costes – Garantizar que todas las comisiones y gastos del plan sean razonables, necesarios y que el promotor del plan los divulgue íntegramente.

El incumplimiento de cualquiera de estas normas podría considerarse un incumplimiento del deber fiduciario, y podría exponer a las personas y a los patrocinadores del plan a responsabilidades financieras, litigios o acciones coercitivas.

Errores comunes que conducen al incumplimiento del deber fiduciario

Los errores fiduciarios suelen deberse a la inacción y a la falta de conciencia, no a la intención. Pero según ERISA, la falta de conocimiento no es una defensa. He aquí algunos problemas frecuentes que meten en líos a los promotores de planes:

1. Seguimiento inadecuado de las inversiones

Los fiduciarios deben revisar periódicamente las opciones de inversión del plan y eliminar o sustituir los fondos que ya no sean prudentes. No hacerlo puede constituir un incumplimiento del deber fiduciario según ERISA.

2. Incumplimiento de las tarifas de referencia

Los planes deben comparar periódicamente las comisiones de proveedores y fondos con las normas del sector. Las comisiones excesivas u ocultas son una de las principales causas de litigios por incumplimiento fiduciario.

3. Asumir la responsabilidad fiduciaria de los vendedores

Los TPA, los asesores y los gestores de registros pueden ayudar a los patrocinadores del plan en la administración y la selección de inversiones, pero su participación, en sí misma, no reduce las obligaciones fiduciarias del patrocinador del plan según la ley. Dicho esto, los patrocinadores del plan pueden mitigar significativamente su exposición fiduciaria contratando y supervisando adecuadamente a los proveedores de servicios contratados explícitamente para desempeñar funciones fiduciarias específicas, como un cofiduciario 3(21), un gestor de inversiones 3(38) o un fiduciario administrativo 3(16).

4. Falta de documentación

Si los procesos y decisiones fiduciarios no están documentados, tendrás poca defensa en caso de auditoría o demanda.

Cómo reducir tu riesgo fiduciario

Crear y potenciar un comité 401(k)

Crea un comité formal del plan de jubilación con unos estatutos, reuniones programadas y formación. Incluye puntos clave en el orden del día, como la revisión de las comisiones, la supervisión de las inversiones, los resultados de los participantes y las actualizaciones sobre el cumplimiento.

Comisiones y proveedores del plan de referencia

Compara los costes administrativos y de inversión con planes de tamaño similar utilizando datos independientes. Asegúrate de documentar el proceso de evaluación comparativa y las decisiones posteriores.

Mantente al día de las actualizaciones legales y reglamentarias

Nuevas leyes como la Ley SECURE y la evolución de las orientaciones del IRS/DOL pueden cambiar tus responsabilidades. Mantén a tu comité informado y tu plan alineado.

Ofrecer funciones centradas en el participante

Herramientas como la inscripción automática, el aumento automático y las opciones Roth no sólo mejoran los resultados de los participantes, sino que también demuestran una toma de decisiones fiduciarias prudente.

Invierte en la educación de los participantes

La educación forma parte de tu responsabilidad fiduciaria. Ofrece recursos que ayuden a los empleados a tomar decisiones de inversión informadas, como talleres, sesiones individuales y programas de bienestar financiero.

Documenta cada decisión

Lleva un registro detallado de todas las reuniones del comité, las revisiones de los proveedores de servicios, los cambios del plan y las discusiones fiduciarias. Una buena documentación favorece la transparencia y la responsabilidad en tu proceso fiduciario.

Contrata a un asesor especializado

Asociarse con un asesor fiduciario experimentado puede mejorar el diseño del plan, mejorar los resultados de los participantes y reducir el riesgo de errores fiduciarios. Un asesor cualificado puede ayudar con el cumplimiento, las revisiones de las inversiones y la evaluación comparativa del sector.

Actúa hoy para reducir el riesgo y proteger tu plan

Reducir el riesgo de incumplimiento del deber fiduciario no es sólo una cuestión de cumplimiento legal: es un camino hacia un mejor rendimiento empresarial. Un plan de jubilación sólido y bien gestionado fomenta la confianza de los empleados, mejora la retención y contribuye a la seguridad financiera a largo plazo. El cumplimiento fiduciario, cuando se hace bien, puede convertirse en una ventaja competitiva.

He aquí algunas preguntas que debes hacerte:

• ¿Estás seguro de que tus procesos y procedimientos para gestionar la línea de inversiones, las comisiones y la administración de tu plan resistirían el escrutinio según la norma de “experto prudente” de ERISA?

• ¿Comprenden los miembros del comité y otros responsables de la toma de decisiones del plan sus responsabilidades fiduciarias conforme a ERISA, y las consecuencias de incumplir esas obligaciones?

• ¿Comparas regularmente las comisiones de tu plan y los costes de los proveedores para cumplir tu obligación fiduciaria de garantizar que las comisiones son razonables según la ERISA y las directrices del DOL?

Si no estás seguro, es hora de mirar más de cerca.

Si tienes preguntas sobre el plan de jubilación de tu empresa o quieres entender mejor tus responsabilidades fiduciarias, ponte en contacto conmigo o con otro profesional de Kaufman Rossin Wealth. Podemos ayudarte a evaluar tu plan, apoyar a tu comité 401(k) y explorar estrategias para reducir el riesgo al tiempo que se mejoran las prestaciones para tus empleados.