El rediseño de los procesos comerciales en la «nueva normalidad» puede ayudar a maximizar el valor: vea cómo

Hacer frente a las dificultades es tarea de valientes.

Las cambiantes y complejas circunstancias que se han generado en torno a la pandemia de COVID-19, incluidas las catastróficas interrupciones de la actividad comercial y las consecuentes incertidumbres a nivel del mercado, han causado problemas financieros y operacionales de considerable envergadura a las empresas. A medida que las empresas vuelven a abrir, la principal prioridad de una organización debe centrarse en mitigar la consternación imperante en el ambiente y estabilizar la actividad comercial. Ahora es el momento de identificar las fuentes actuales y futuras de presión comercial impulsada por la pandemia, clasificar estos riesgos y desarrollar estrategias de mitigación para posicionarse para gozar de éxito a largo plazo.

Las empresas de todas las industrias han comenzado a diseñar e implementar cambios de paradigma en relación a las formas que tienen de trabajar en respuesta a la pandemia de COVID-19. Las empresas miran los procesos comerciales, a los empleados, la tecnología y el riesgo a través de otra lente y están adaptando sus métodos convencionales.

«Más por menos» es la nueva norma. Y este concepto rector será el que, inevitablemente, nos acompañará incluso en el mundo empresarial pospandémico.

Evaluar y reformar los procesos comerciales

Los procesos comerciales tradicionales y sus correspondientes controles internos funcionaron a la perfección durante la etapa previa a la pandemia. Sin embargo, la crisis actual ha impuesto en las empresas restricciones sin precedentes en cuanto a la disponibilidad de recursos y las ha obligado a adaptar sus procesos para estar en consonancia con la nueva realidad. Muchas empresas están observando que esos procesos y controles reformados están funcionando de manera aceptable. Los objetivos de control, las consideraciones relativas al control y las percepciones de riesgo han sufrido alteraciones, por lo que han puesto en duda las tradicionales nociones sobre controles internos y los riesgos que dichos controles buscan mitigar.

Este es el momento oportuno para evaluar el diseño de procesos comerciales, simplificar y rediseñar dichos procesos e idear sistemas de controles internos en una nueva escala que permitan a las empresas capear la crisis y salir de la misma con una gestión más optimizada y eficiente. La alteración de los diseños ya es una realidad, de manera que estamos frente a la oportunidad perfecta para implementar procesos comerciales más eficientes mediante la eliminación de deficiencias y controles redundantes o ineficientes.

Aprovechar los beneficios de la automatización

Una lección memorable que todos hemos aprendido de esta crisis es el rol que la tecnología puede tener en la sistemática conducción de una empresa, incluso frente a circunstancias extraordinarias y caóticas.

Las empresas que implementan estos cambios pueden usar los procesos tecnológicos como un catalizador para impulsar la sustentabilidad en la cercana era pospandémica y también la adaptabilidad, frente a un nuevo posicionamiento para generar un crecimiento a futuro.

Usar la automatización inteligente (también conocida como automatización robótica de procesos o RPA) no solo hace posible una distribución más ágil y eficiente de la información en todos los niveles de una organización, sino que además posibilita el uso de la tecnología para ciertos controles, con lo cual se requieren menos horas de trabajo humano para evaluar controles automatizados de tecnología de la información orientados a la eficiencia operacional. De esta manera, la organización puede redireccionar el tiempo, el esfuerzo y los recursos hacia otras actividades que pueden revalorizar la empresa y beneficiar a los clientes.

Impulsar la colaboración a través del trabajo remoto

El trabajo eficiente a nivel individual y en equipos siempre ha contribuido al éxito de una organización. La pandemia ha visibilizado las realidades del trabajo remoto e híbrido, el esfuerzo sostenido y colaborativo del trabajo en grupo desde distintos lugares, y el procesamiento sin errores fuera del país.

Lo más probable es que esto pase a ser la metodología imperante en el cambiante panorama comercial. Si las empresas aumentan los procesos de trabajo remoto e híbrido al implementar controles bien diseñados, tienen todas las de ganar en términos de aumentos en la productividad, eficiencias de los procesos y ahorros a raíz de la reducción en viajes y gastos generales.

Cumplir con las exigencias normativas igual que antes pero con mayor responsabilidad

Independientemente de las alteraciones que la pandemia ha provocado, las compañías siguen teniendo responsabilidades frente a los accionistas, los inversores y demás personas interesadas en su información financiera. Durante los últimos años, la normativa se ha enfocado en los procesos comerciales complejos y en los controles de esferas superiores, especialmente las que se relacionan con la elaboración de presupuestos, las decisiones tomadas por los ejecutivos y la transferencia de  información precisa y completa a diferentes sistemas.

Luego de agilizar sus procesos comerciales y determinar qué controles internos fundamentales se deben implementar, el equipo ejecutivo puede concentrar sus esfuerzos en fortalecer los controles de los estados financieros en las instancias superiores y cumplir las exigencias normativas.

Aprovechar las oportunidades al tiempo que se controlan los riesgos

Durante la pandemia, cuando la actividad mundial quedó paralizada de una manera bastante inesperada, las empresas quizás sientan la necesidad de hacer cualquier cosa para sobrevivir.
En la era pospandémica e incluso en etapas posteriores, el panorama de la competencia, los modelos comerciales altamente modificados y los cambios estructurales en la manera de trabajar podrán parecer, inicialmente, obstáculos insuperables, pero la solución reside en rediseñar los procesos y controles enfocándose en «lograr una mayor productividad con menos recursos».

Una estrategia bien analizada e implementada para la identificación, evaluación y mitigación de riesgos, además de una estrategia de gestión, sería la tan ansiada panacea y debería formar parte del plan de continuidad de las empresas para que las organizaciones puedan aprovechar sin miedos las oportunidades de la era posterior a la crisis. Las empresas pueden tomar medidas orientadas a proteger, y mejorar, el valor de la empresa y de las partes interesadas de una manera controlada y responsable mediante el rediseño de los procesos comerciales.

Identificar riesgos sistemáticamente e implementar medidas sólidas para mitigarlos

Es fundamental que las compañías evalúen continuamente su nivel de exposición y desarrollen estrategias ingeniosas de mitigación. Podría haber riesgos para la organización debido a factores como el peligro relativo a la capacidad de resiliencia de terceros, la interrupción de la cadena de suministro, la salud de los empleados, la administración del flujo de caja, los cambios en cuanto a regulaciones, los desfases operativos, la creciente vulnerabilidad a los procesos cibernéticos y los contratiempos económicos.

Para que sean efectivas, las estrategias orientadas a la mitigación de riesgos deben contemplar y priorizar los factores de riesgo, evaluar de manera realista los niveles actuales de preparación organizacional, prever posibles situaciones y tener en cuenta el impacto comercial de las interrupciones, además de diseñar/implementar controles internos y elaborar planes para la gestión de incidentes.

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