La mensajería electrónica genera desafíos de cumplimiento para las empresas de inversiones

Los agentes bursátiles/por cuenta propia y asesores de inversiones deben mitigar los riesgos normativos que presentan los canales de comunicación modernos

En una industria, como la de los servicios financieros, que se ve continuamente afectada por la rápida evolución de la tecnología, mantenerse al tanto de los requisitos normativos asociados a estos cambios es un desafío constante. Un ejemplo de esto es la inquietud, presente en toda la industria, que se asocia a la continua evolución de los canales de comunicación electrónica.

Los agentes bursátiles/por cuenta propia y asesores de inversiones enfrentan la necesidad de mantenerse al día con estos avances y al mismo tiempo cumplir con los requisitos de supervisión y registro de datos. A este desafío se le suma la necesidad de equilibrar estos requisitos con la comodidad y la mayor confiabilidad de los dispositivos móviles.

Además de mantenerse actualizadas, las empresas deben hacer evaluaciones de riesgos para identificar cómo el uso de dispositivos móviles y la mayor disponibilidad de distintos canales de comunicación impactan en sus negocios, identificar posibles brechas normativas y determinar si se deben ofrecer alternativas que se alineen con los requisitos normativos. Si no se mitiga, este riesgo puede dar lugar a medidas reglamentarias, que pueden incluir sanciones monetarias.

La Comisión de Bolsa y Valores (SEC), en un esfuerzo conjunto con la Comisión de Negociación de Futuros de Productos Básicos (CFTC), impuso sanciones combinadas por un total de $1.1 mil millones contra 15 grandes agentes bursátiles/por cuenta propia y un asesor de inversiones por no registrar ni supervisar las comunicaciones de su negocio. La SEC y la CFTC descubrieron que los empleados, tanto de nivel bajo como alto, mantenían comunicaciones de negocios a través de aplicaciones de mensajería de texto que no se registraban en los protocolos de conservación de la compañía ni se revisaban conforme a sus procedimientos de supervisión.

Creciente interés de los entes reguladores en las comunicaciones no autorizadas

La obligación que tienen los agentes bursátiles/por cuenta propia y asesores de inversión de crear, mantener y supervisar las comunicaciones comerciales no es nueva.

Las normas de libros y registros de la SEC (fielmente reflejadas por las normas de la FINRA) exigen esencialmente que, a fin de mantener los registros, estas instituciones deben conservar las comunicaciones de negocios. Entonces, toda compañía que pretenda comunicarse o permitir a sus asociados que se comuniquen en relación con su negocio a través de una aplicación de mensajería de texto o servicio de chat deberá en primer lugar confirmar que puede conservar los registros de dichas comunicaciones, tal como lo exigen las normas. Además, estas instituciones deben capturar y registrar las comunicaciones de negocios de forma tal de poder supervisarlas a fin de detectar conductas empresariales inadecuadas y cumplir los requisitos de las normas de supervisión.

Sin embargo, un elemento bastante nuevo es el interés de los entes reguladores en las comunicaciones no autorizadas y las dificultades que esto representa para la misión de los entes reguladores de proteger y garantizar la integridad del mercado. Estas comunicaciones no autorizadas pueden obstaculizar la capacidad de los entes reguladores para llevar a cabo exámenes e investigaciones, al dificultar que los agentes bursátiles y asesores de inversiones capturen y presenten dichas comunicaciones a los entes reguladores cuando estos las soliciten.

Una herramienta poderosa pero simple que utilizan los entes reguladores al investigar las supuestas conductas impropias es revisar la correspondencia para ver "qué se dijo", "cómo se dijo", "cuándo se dijo" y "quién lo dijo". Si un agente bursátil o asesor de inversiones no puede facilitar estas comunicaciones que le exigen, esto puede tener un impacto negativo sobre la capacidad del ente regulador para examinar el cumplimiento de las normas y reglamentos por parte de la institución financiera. Por lo tanto, no es de extrañar que los entes reguladores intensifiquen las medidas contra aquellas empresas que no cumplan con los distintos reglamentos de la SEC y la CFTC que establecen requisitos de supervisión y conservación de las comunicaciones de negocios.

Durante el segmento "Ronda relámpago de temas candentes" del Seminario de Divulgación sobre Cumplimiento de la SEC, celebrado en noviembre de 2022, Zachary Sturges, abogado principal de la División de Cumplimiento de la SEC, compartió algunas importantes conclusiones sobre el cumplimiento en materia de comunicaciones electrónicas. Sturges expresó que se trata de un problema que atraviesa a toda la industria y que "una cantidad sustancial de agentes bursátiles y asesores de inversiones vienen utilizando comunicaciones no autorizadas para llevar a cabo sus funciones laborales".

Sturges también afirmó que esto "es anterior al COVID" y cree que "refleja cómo se comunican los profesionales actuales, tanto en finanzas como en otras áreas". Además, Sturges recordó a la audiencia que "este tipo de conducta impropia es relativamente fácil de comprobar".

Según las medidas y comentarios recientes de los entes reguladores sobre las comunicaciones de negocios, el cumplimiento en esta área parece ser un tema de interés y lo seguirá siendo en 2023 y más allá. Otro indicador del interés de los entes reguladores en las comunicaciones de negocios es la aprobación de la SEC de octubre de 2022 para adoptar modificaciones de los reglamentos destinadas a modernizar los requisitos de registro de datos, a la luz de los cambios tecnológicos de las últimas dos décadas, y hacer que las normas se adapten a las nuevas tecnologías de registro electrónico. Estos cambios en las normas permiten que los agentes bursátiles apliquen nuevos métodos (p. ej.: computación en la nube) para cumplir con los requisitos de conservación de registros y así reducir los costos de cumplimiento.

Tome medidas para mitigar el riesgo de cumplimiento en las comunicaciones de negocios

Si bien planificar para los riesgos normativos emergentes, como es el caso de la mensajería electrónica, puede ser más desafiante, aun así es posible, y necesario. El equipo de cumplimiento de normativas de entidades reguladoras de Kaufman Rossin puede ayudar a su empresa a hacer una evaluación de riesgos, identificar posibles brechas y recomendar soluciones prácticas para ayudar a mitigar los problemas identificados. Kaufman Rossin puede ayudarle a evaluar el enfoque correcto para las necesidades de su negocio, recomendar actualizaciones para sus políticas, procedimientos y controles, recomendar soluciones para facilitar el cumplimiento de los requisitos de conservación y supervisión y capacitar a su personal.

Comuníquese con nosotros para saber más sobre las normas de SEC y FINRA asociadas a las comunicaciones electrónicas de negocios y cómo Kaufman Rossin puede ayudar a que su negocio cumpla con las exigencias actuales.