Parte II: cómo identificar problemas de contabilidad de fideicomisos a través de las preguntas correctas

Esta es la segunda parte de una serie de dos partes publicada en el blog. Puede leer la primera parte aquí

Muchos abogados se encuentran con problemas ocasionados por la administración inadecuada de cuentas de fideicomiso, y algunas empresas no tienen los resguardos ni las evaluaciones necesarios para ayudar a prevenir este tipo de problemas.

Como abogado, tiene la responsabilidad de oficiar como fiduciario de los fondos de sus clientes, lo que incluye adherir a todas las leyes y normas vigentes en relación con las cuentas de fideicomiso. Las consecuencias de una mala administración de cuentas de fideicomiso pueden ser graves. Las infracciones y los abusos con respecto a las cuentas de fideicomiso pueden dañar la reputación de su bufete y ocasionar problemas con el colegio de abogados de su estado e, incluso en algunos casos, han significado el final de todo un bufete.

Si bien puede haber matices en las leyes y normas del colegio de abogados de cada estado, la mecánica de administración de una cuenta de fideicomiso es en esencia la misma para todos. Es importante que tome las medidas necesarias de forma proactiva hoy mismo para evaluar las políticas y los procedimientos de su bufete en relación con la contabilidad de fideicomisos para confirmar que su bufete adhiera a las normas del colegio de abogados y a las leyes de su estado.

Las siguientes preguntas pueden orientar su decisión de tomar o no medidas para abordar posibles problemas.

¿Concilia las cuentas de fideicomiso en tiempo y forma?

La contabilidad de fideicomisos tiene cuatro componentes fundamentales. Entenderlos es crítico para conciliar y equilibrar con precisión sus cuentas:

1. Conciliación del banco de fideicomiso para cada cuenta
2. Libro mayor auxiliar para fideicomisos, con el detalle de cada cuenta de este tipo
3. Libro mayor general de cuentas de capital que dé cuenta del saldo de efectivo en la cuenta bancaria del fideicomiso
4. Libro mayor general con cuentas de pasivos que dé cuenta a los clientes de los pasivos de sus fideicomisos

¿Tiene cuentas separadas para evitar mezclar los fondos de sus clientes?

• ¿Mantiene cuentas separadas, que generan intereses, para cada cuenta de fideicomiso con muchos fondos o de largo plazo de sus clientes? ¿Cada cuenta está claramente identificada como fideicomiso con el nombre del cliente? ¿Cómo se registran y contabilizan los intereses de estas cuentas?
• ¿Mantiene fondos del bufete o de algún abogado (que no pertenezcan a un cliente) en las cuentas de fideicomiso?
• ¿Mantiene fondos de algún cliente en cuentas operativas del bufete o de alguno de sus abogados?
• ¿Cuál es la política del bufete a la hora de decidir colocar fondos en una cuenta IOTA que devenga intereses o en una cuenta separada para un cliente en particular? ¿Cuáles son los criterios que se evalúan?
• ¿Cómo se registran y contabilizan los intereses de las cuentas IOTA?
• Si los términos del acuerdo exigen la regulación y retención de honorarios en el fideicomiso, ¿se siguen dichos procedimientos de manera coherente?

¿Mantiene los registros obligatorios con un seguimiento adecuado de los fondos de sus clientes?

• ¿Están la fecha y el origen de todos los fondos de fideicomiso recibidos claramente identificados, así como el caso del cliente por el que fueron recibidos?
• ¿Se mantiene la debida documentación de respaldo de todos los desembolsos y las transferencias de la cuenta de fideicomiso? ¿Se revisa dicha documentación de respaldo antes de autorizar desembolsos?
• ¿Algún directivo supervisa el proceso de revisión de informes de la cuenta de fideicomiso y garantiza la responsabilidad de los abogados de adherir a las políticas y los procedimientos de la firma con respecto a las cuentas de fideicomiso?

¿Revisó sus prácticas de conciliación de fideicomisos?

• ¿Los saldos de cuentas bancarias de fideicomiso se concilian de manera regular con los saldos del libro auxiliar? ¿Los saldos del libro auxiliar se concilian de manera regular con los saldos del libro mayor?
• ¿La firma tiene instrucciones paso a paso detalladas para las personas que preparan y revisan las conciliaciones de cuentas bancarias de fideicomiso?
• ¿Hay una persona designada para revisar que la sección de autorización del formulario de conciliación bancaria indique quién preparó y revisó la conciliación y en qué fecha?

¿Hizo algún desembolso inapropiado de las cuentas de fideicomiso?

• ¿Puede confirmar que los desembolsos de honorarios no se realizan antes de que el abogado los haya ganado?
• ¿Puede confirmar que los desembolsos no se hacen sin que haya una cantidad de fondos suficientes en la cuenta de fideicomiso?
• ¿Establece plazos correctos para las transferencias para que los honorarios legales no se transfieran desde una cuenta de fideicomiso a la cuenta operativa del bufete antes de que el abogado haya ganado esos honorarios?
• ¿Qué documentación se presenta a la parte autorizante para que apruebe el desembolso de la cuenta de fideicomiso?
• ¿Cómo capacita el bufete a los abogados con respecto a la necesidad de documentar correctamente los desembolsos? ¿Los abogados están obligados a completar una capacitación sobre las políticas y procedimientos del bufete en relación con las cuentas de fideicomiso?

¿Hay una división correcta de tareas en la gestión de sus cuentas de fideicomiso?

• ¿La persona que prepara los formularios de solicitud de cheques también puede aprobarlos?
• ¿Quién tiene a autoridad para procesar cheques?
• ¿Quién tiene autoridad para firmar cheques?
• Can an account signor also prepare checks?
• ¿Un firmante puede también librar cheques?

¿Tiene demasiadas cuentas de fideicomiso?

• ¿Hay políticas y procedimientos vigentes con respecto a la autorización para abrir más cuentas de fideicomiso en diferentes bancos o diferentes sucursales del mismo banco?
• ¿La gerencia entiende claramente el propósito de cada cuenta de un cliente?

Si alguna de estas preguntas le generó dudas acerca de la administración de las cuentas de fideicomiso en su bufete, es posible que deba consultar a un auditor independiente que pueda asesorarlo sobre las mejores prácticas para mantener su adhesión normativa con las leyes y normas del colegio de abogados de su estado en torno a la contabilidad de fideicomisos. Puede contactarme o contactar a otro profesional de Kaufman Rossin para solicitar ayuda con cuestiones complejas relacionadas con la contabilidad de fideicomisos.