Bufetes: evitar los 6 errores más comunes en la contabilidad de los fideicomisos

Esta es la parte uno de una serie de blogs de dos partes. La segunda parte está disponible aquí.

Hace poco, la Corte Suprema de Florida sancionó a cientos de abogados por infringir las reglas del Colegio de Abogados de Florida. Varios de los abogados sancionados habían cometido infracciones con las cuentas de fideicomisos.

Su empresa puede contratar a profesionales externos para supervisar y conciliar la contabilidad de su fideicomiso, pero eso no le quita la responsabilidad sobre la contabilidad del fideicomiso. Evite los errores comunes y reduzca el riesgo de irregularidades e imprecisiones en la contabilidad de fideicomisos al implementar los controles adecuados, informar a los abogados y al personal de su oficina, y mantener registros precisos.

Los siguientes son seis de los errores más comunes en la contabilidad de fideicomisos y algunas formas de evitarlos.

1. Mezclar los fondos de los clientes

Mezclar los fondos de los clientes es uno de los errores más comunes que puede cometer un bufete en relación con la contabilidad de fideicomisos. Según las reglas del Colegio de Abogados de Florida que rigen las cuentas de fideicomisos, «un abogado debe administrar un fideicomiso de forma independiente de otras propiedades del abogado, fondos y bienes personales de clientes o terceros que estén en posesión del abogado en relación con su representación».
Las cuentas de fideicomisos deben mantenerse en el estado en el que funciona el bufete o en cualquier otro lugar con el consentimiento del cliente o del tercero, y deben identificarse o designarse claramente como una cuenta de fideicomiso.

Un abogado puede mantener fondos que le pertenecen al abogado en su cuenta de fideicomiso, siempre que la cuenta no sea más quel importe razonable para cubrir los cargos bancarios necesarios relacionados con la cuenta de fideicomiso.

Los depósitos grandes o a largo plazo de los fondos de los clientes normalmente tienen que mantenerse en cuentas bancarias separadas, que estén claramente identificados y designadas como cuentas de fideicomiso, y que tenga el potencial de devengar intereses para el cliente. Por lo general, el nombre del cliente se incluye en el nombre de la cuenta, y la cuenta se abre usando el número de identificación federal del cliente.

2. Incorrecto mantenimiento de registros y seguimiento de los fondos del cliente

A veces, las infracciones con las cuentas de fideicomisos parten del hecho de no mantener los registros de la cuenta de fideicomiso conforme a las reglas del colegio de abogados. Mantener registros adecuados es clave para ayudar a que su empresa evite estos tipos de infracciones y para dar lugar al seguimiento de auditoría de los fondos de los clientes. Esto es especialmente importante en las empresas grandes con varias sedes, en las que el mantenimiento de registros puede ser complejo.

La mejor manera de fomentar el cumplimiento de las mejores prácticas de contabilidad de fideicomisos en su empresa es establecer un conjunto claro de políticas y ofrecer un manual de procedimientos que incluya directivas sobre cómo manejar las cuentas de fideicomisos. Crear una cultura empresarial en la que todos los abogados asuman responsabilidad por sus cuentas es fundamental para lograr una contabilidad adecuada de los fideicomisos.

Otra forma de promover la responsabilidad personal en el mantenimiento de los registros contables de los fideicomisos es pedirle a cada uno de los abogados que revise o apruebe todos los meses la precisión de la información reflejada en sus informes detallados de actividad de la cuenta de fideicomiso. Los abogados deben estar preparados para presentar documentación de respaldo si alguno de los desembolsos o depósitos presenta dudas y necesita una revisión adicional.

3. No conciliar las cuentas de fideicomiso en tiempo y forma

Su bufete debería conciliar las cuentas de fideicomisos todos los meses. Otra buena práctica es verificar que los saldos del libro auxiliar coincidan con los saldos del libro general y con las conciliaciones bancarias correspondientes. Además de las conciliaciones mensuales, alguien aparte de la persona que supervisa el proceso mensual debería revisar las conciliaciones, sin previo aviso, al menos una vez al año.

Si su bufete no revisa ni concilia con frecuencia las cuentas de fideicomisos, será mucho más difícil más adelante identificar las imprecisiones y rastrear cualquier error.

4. Desembolsos de fideicomiso inadecuados.

La toma en «préstamo» inadecuada de las cuentas de fideicomisos hace referencia a no pedir la autorización pertinente y no cumplir con las políticas y los procedimientos estrictos de autorización. Esto puede deberse a cargos de desembolso del fideicomiso antes de que haya suficientes fondos en la cuenta, o sencillamente tratarse de un robo.

Muchos bufetes no cuentan con una política clara que se aplique de forma consistente en relación con el pago de los costos de los clientes. Para maximizar el flujo de caja y minimizar el riesgo, es conveniente revisar las políticas de su bufete en relación con el desembolso de los costos de los clientes e indicar claramente en su manual de políticas y procedimientos, y en las cartas de participación del cliente, cómo se financiarán los costos del cliente.

Una manera efectiva de prevenir la autorización inadecuada de desembolsos del fideicomiso es solicitar la doble firma en los cheques del fideicomiso que superen un monto determinado, como también en los formularios del banco que se necesitan para completar una transferencia electrónica. En algunos casos, los bancos también pueden solicitar la confirmación por escrito o por teléfono para los desembolsos, lo que suma otro nivel de control al proceso. La parte que autoriza debería recibir documentación de respaldo que pueda usar para determinar si el desembolso es adecuado.

5. Falta de división de responsabilidades

Para reducir el riesgo de fraude y error, el desempeño de funciones críticas debería estar dividido entre más de una persona. Una sola persona del bufete no debería tener la responsabilidad individual sobre más de una de las siguientes funciones en el mismo proceso:

• Autorización de movimiento de activos
• Custodia de activos
• Mantenimiento de registros a los fines de la contabilidad de fideicomisos
• Conciliación de cuentas de fideicomisos

También es una buena idea rotar a los empleados que tienen estas responsabilidades clave de forma periódica y asegurarse de que las personas imprescindibles se tomen vacaciones y sean reemplazadas por personas capacitadas.

6. Una cantidad de cuentas inmanejable

Los bufetes grandes tienden a tener varios abogados que solicitan abrir cuentas de fideicomisos en varios lugares. El volumen de cuentas y la cantidad de firmantes en cada cuenta pueden crear desafíos administrativos complejos, lo que dificulta aún más la verificación de que los abogados estén cumpliendo con las políticas de la cuenta de fideicomiso.

Implementar un proceso formal de solicitud y aprobación de nuevas cuentas de fideicomisos puede ayudar a hacer que esta situación sea más manejable. La Administración o la persona designada debería ser el último recurso para aprobar quién puede abrir y cerrar cuentas de fideicomisos.

A los bufetes pequeños con menos cuentas de fideicomiso y sedes les puede ser más fácil administrar la actividad de las cuentas de fideicomiso, pero más allá del tamaño del bufete, es fundamental que implemente controles internos adecuados y documentados relacionados con el establecimiento de cuentas de fideicomisos de clientes.

La contabilidad de fideicomisos podría volverse un dolor de cabeza; y además, un riesgo enorme, si los bufetes no toman las medidas adecuadas para establecer la supervisión y los controles adecuados de las cuentas de fideicomiso. Incluso si está conforme con sus políticas y procedimientos en relación con la contabilidad de fideicomisos, puede ser beneficioso contratar a una emrpesa de contaduría calificada u otro asesor externo para que evalúe los controles internos de su bufete y ponga a prueba las políticas y los procedimientos internos para confirmar que cuenta con los controles adecuados.

Recuerde que incluso si contrata a un profesional externo independiente, la responsabilidad final por los controles internos de su bufete y la adhesión normativa de la contabilidad relacionada con los fideicomisos aún la sigue teniendo usted.

En la segunda parte de este blog analizaremos las preguntas que debería hacerse para determinar si es momento de examinar en detalle las políticas y los procedimientos de contabilidad de fideicomisos de su bufete.