Una mascarilla no protege a su compañía del riesgo de fraude aumentado

Los fraudes internos pueden ocurrir en cualquier momento. Con frecuencia esto ocurre frente a sus ojos, e incluso pueden ser perpetrado por sus empleados de mayor confianza. Pero en este momento, la combinación de circunstancias aumenta la probabilidad más que nunca de que sus empleados sufran los tres factores que los investigadores forenses llaman triángulo fraudulento: presión, oportunidad y racionalización. Según la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude, «en tiempos de crisis económica, la presión financiera de los empleados suele incrementarse, y es en ese momento que deciden robar a su empleador».

Es más probable, dada la situación económica actual, que alguien dentro de su compañía sienta presión. Quizá debió reducir su horario de trabajo, o le preocupa ser la próxima empleada despedida. Quizá despidieron a su cónyuge y está atravesando dificultades económicas. En muchos casos hay más oportunidad: el trabajo remoto elimina la supervisión directa, y los controles internos pueden ser más flexibles. Estos factores se pueden combinar fácilmente con el tercero: la racionalización. El jefe pide comidas de los mejores restaurantes, podría pensar un empleado, y quizá yo no llegue a pagar la renta este mes. O lo merezco. O lo voy a devolver.

Así empieza el fraude, y cuesta a las compañías miles de millones todos los años.

Cuando doy talleres, les pido a los directivos de las empresas que piensen en sus propias compañías. Si fueran empleados, ¿cómo robarían en su propia compañía? Lo que descubren puede ser sorprendente. Inflar las cuentas de gastos, confabularse con los proveedores, enviar fondos a familiares… Y en este momento están dadas las condiciones para cometer fraudes. Por ejemplo, es más difícil implementar uno de los controles internos más comunes, que es la separación de tareas. Y posiblemente resulte difícil obligar a los empleados a tomarse sus vacaciones. A medida que enfrentaba la pandemia, ¿eliminó a algunas personas y dejó a su empresa vulnerable a los fraudes?

Los siguientes son algunos aspectos a evaluar para saber qué podría estar pasando en su compañía.

1. Debida diligencia de proveedores

   En muchas industrias se interrumpe la cadena de suministro. ¿Sería posible que una persona del área de compras cree un proveedor nuevo para reemplazar a uno que no puede enviar productos? ¿Qué medidas de debida diligencia tiene implementadas para garantizar que el «proveedor» no sea un familiar o una cuenta personal? Analice sus proveedores para garantizar que los conoce a todos.

2. Sobornos de proveedores

   La cadena de suministro también es vulnerable durante las operaciones comerciales normales. ¿Están subiendo los costos de ciertos artículos? Con la situación económica actual cambiaron muchos precios, así que podría aceptar un aumento de 2 centavos por un artículo en particular, sin cuestionarse demasiado. Pero si ese artículo solía costar 10 centavos, su empleado de compras podría estar confabulado con el proveedor para aumentar el precio a 12 centavos y dividir la diferencia. Analice los artículos cuyo costo aumentó en el último tiempo y confirme que se trate de un aumento legítimo. Y no olvide los productos cuyo costo bajó en el mercado sin que usted haya observado una reducción en el costo de estos artículos. ¿Por qué? ¿Su encargado de compras está confabulado con un proveedor para no bajar el precio en función del mercado y dividir la diferencia?

3. Fraudes con la facturación

   Muchas personas están trabajando en forma remota, hay muchas compañías que cambiaron de dirección. Y casi toda la comunicación es digital, así que es posible que sus clientes estén habituados a recibir facturas por email. ¿Qué pasa si algunos recibieron una carta para informar un cambio de dirección o de banco, o con nuevas instrucciones de pago? ¿Cuánto tiempo le llevaría darse cuenta (especialmente si algunos clientes tienen dificultad para pagar antes del vencimiento) de que no está recibiendo pagos? Evalúe uno por uno a los clientes que no pagaron, para verificar que no crean que sí lo hicieron.

4. Fraudes con reembolsos de gastos

   ¿Qué nivel de transparencia tiene su proceso de desarrollo comercial cuando no hay nadie en la oficina? ¿Qué tan difícil sería para su equipo comercial crear un prospecto ficticio y gastar mucho dinero para «cerrarlo», cuando en realidad lo estaría gastando para su uso personal, para su familia o un amigo? Eche un vistazo a las actividades de su equipo de ventas y averigüe más acerca del «pez gordo» del que hablan.

Según el informe de la ACFE del año pasado, las compañías de todos los tamaños y en todas las industrias sufren fraudes. Vea nuestra infografía con algunos de los riesgos más altos. ¿Qué está haciendo para proteger a su compañía?