Finanzas y contabilidad para patrimonios familiares: reduzca los riesgos y aumente la transparencia

En los patrimonios familiares, a menudo hay oportunidades de mejorar la función de finanzas y contabilidad para que opere de forma más transparente, eficiente y eficaz. Unos pocos cambios pueden generar mejores resultados a largo plazo para la familia. Igualmente importante es que estos cambios pueden ayudar a reducir los riesgos para los benefactores y beneficiarios.

Estos son algunos de los riesgos más comunes en las finanzas y la contabilidad de los patrimonios familiares, y las formas de reducirlos.

Falta de transparecia en materia financiera y de contabilidad

Muchos de los riesgos a los que se enfrentan los patrimonios familiares derivan de la falta de transparencia en cuestiones financieras y de contabilidad. Esto puede deberse a una tecnología anticuada, a la falta de información e informes centralizados o incluso a la falta de sofisticación del personal.

Si no hay transparencia en cuestiones financieras y de contabilidad, tanto el benefactor como el beneficiario se enfrentan a riesgos como los siguientes:

• Falta de claridad sobre el rendimiento de cada uno de los activos de la familia
• Incertidumbre sobre la cantidad de dinero que los beneficiarios actuales y las generaciones futuras pueden llegar a recibir
• Problemas para obtener informes financieros precisos
• Desconfianza entre miembros de la familia
• Dificultades para concretar transacciones u obtener créditos debido a la falta de datos financieros precisos y actuales
• Dificultades para obtener un buen asesoramiento profesional

Se puede aumentar la transparencia de las finanzas y la contabilidad de los patrimonios familiares aprovechando la tecnología, mejorando los informes y contratando a profesionales externos para que los ayuden.

La tecnología actual puede ayudar a gestionar la recepción y el desembolso de fondos, y facilitar la gestión de múltiples tipos de activos. Además, la tecnología puede facilitar que los miembros del patrimonio familiar accedan a la información y al seguimiento en tiempo real o casi real.

Con esta mejora de los informes, los miembros de la familia pueden recibir tableros de mando e informes automatizados y personalizados, lo que tiene varias ventajas potenciales.

Por un lado, el personal puede dedicar menos tiempo a responder preguntas de familiares o a prepararles informes especializados. Además, una mayor transparencia puede contribuir a aumentar la confianza de los familiares en el trabajo del patrimonio. Una mayor transparencia y facilidad de acceso a la información también permite a los miembros individuales de la familia trabajar más eficazmente con sus proveedores de servicios profesionales. Podrán gestionar más eficazmente sus fondos, planificar su presente y futuro financiero, participar en la planificación del patrimonio y tomar otras decisiones importantes.

Controles internos insuficientes

Otro riesgo potencial es la falta de controles internos suficientes. Las funciones de finanzas y contabilidad de muchos patrimonios familiares no cuentan con los controles internos adecuados para minimizar los riesgos de fraude interno. Esto los hace más vulnerables a un empleado deshonesto, o incluso a un empleado que solía ser confiable pero que ahora se enfrenta a una presión financiera significativa (uno de los tres factores de riesgo de fraude).

A esta vulnerabilidad se suma el hecho de que muchos patrimonios familiares tienen solo unos pocos empleados, lo que hace más difícil controlar el fraude que en una gran organización con más separación de funciones y otros controles.

Un patrimonio familiar debe documentar sus controles internos, y estos se deben supervisar continuamente para comprobar su eficacia. Hay varios controles internos que pueden interrumpir los tres factores que se sabe que aumentan el riesgo de fraude laboral: la oportunidad, la racionalización y la motivación (normalmente, la presión financiera, pero a veces la malicia). Una revisión externa de los controles internos puede ayudar a identificar áreas de mejora y puntos de riesgo.

Los controles de patrimonio familiar incluyen la segregación de funciones, procedimientos transparentes para los desembolsos y la selección de proveedores, y la aprobación y retención de recibos. Si un patrimonio es demasiado pequeño para separar adecuadamente las funciones, la familia puede considerar la posibilidad de subcontratar algunas funciones, contratar a una empresa de contaduría independiente para que prepare o revise las conciliaciones bancarias, o tener auditorías independientes de forma periódica.

Riesgos de cumplimiento

Los requisitos de cumplimiento financiero se han multiplicado durante la última década. En algunos casos, el equipo financiero y de contabilidad de un patrimonio familiar puede incluso no conocer todos estos requisitos.

Contratar a profesionales externos para que realicen una revisión orientada al cumplimiento con respecto a la función financiera y de contabilidad puede ser un ejercicio valioso para un patrimonio familiar. Esta revisión puede ayudar a identificar cualquier falta en el cumplimiento, desde problemas menores con una solución sencilla hasta problemas más complejos que podrían exponer a la familia a un riesgo significativo.

Riesgos de transición

Con frecuencia, el benefactor original de un patrimonio familiar tiene un papel importante en las operaciones. Es posible que tome muchas de las decisiones, que tenga en su mente los procedimientos operativos y los objetivos, y que sea la única persona que entienda el panorama financiero completo de la familia.

Si el benefactor muere, queda incapacitado o simplemente quiere retirarse, el patrimonio familiar puede quedar desorganizado, o algo peor. Incluso un patrimonio bien administrado puede sufrir durante una transición si las generaciones más jóvenes no quieren participar tanto como los fundadores.

Estos riesgos también pueden existir si un mismo profesional lleva muchos años gestionando el patrimonio.

Los riesgos de transición pueden reducirse en gran medida si se codifican los conocimientos institucionales, se desarrollan y documentan los procedimientos operativos estándar, y se realiza una planificación sucesoria. También es una buena idea apuntar a un miembro del personal como respaldo para cada puesto de finanzas y contabilidad; esa persona debe estar formada e informada, y ser capaz de cubrir la función si el miembro principal del personal se va de vacaciones, se jubila o no puede desempeñar sus funciones.

Riesgos organizativos

Contar con las personas adecuadas en los puestos adecuados es crucial para que cualquier organización alcance sus objetivos. Esto es igual de importante para un patrimonio familiar, pero puede ser mucho más complicado.

Los miembros de la familia suelen sentir una fuerte conexión con el personal de su patrimonio, y muchos patrimonios familiares tienen empleados que llevan mucho tiempo con ellos. Puede ser difícil para la familia decidir objetivamente si los empleados tienen la formación y experiencia adecuadas para sus puestos.

A veces, las personas adecuadas trabajan en la oficina, pero no están en los puestos adecuados. También puede pasar que la oficina necesite un nuevo diseño organizativo, con diferentes puestos que sean más adecuados al mundo financiero actual. Incluso puede que algunos empleados no encajen en lo absoluto en la organización.

Los patrimonios familiares también pueden carecer de funciones y responsabilidades formalmente definidas, lo que puede dar lugar a cargas de trabajo desproporcionadas, a la falta de responsabilidad y a problemas de continuidad del negocio. También es posible que no tengan suficiente personal en funciones clave, lo que puede limitar el flujo de trabajo actual y el crecimiento futuro.

Esta es otra área en la que un patrimonio familiar puede beneficiarse de un tercero independiente con experiencia en patrimonios familiares. Un tercero puede evaluar de forma objetiva a los empleados individuales, el diseño organizativo, las funciones y responsabilidades, y las habilidades y experiencia que necesita el patrimonio familiar. Un tercero también puede hacer recomendaciones sin la presión de las relaciones, conexiones o historias existentes. En algunos casos, subcontratar aspectos de las operaciones del patrimonio familiar directamente con un tercero puede ser lo más sensato.

Falta de perspectiva a largo plazo

Es fácil que un patrimonio familiar quede atrapado en el pensamiento a corto plazo. Puede que las funciones cotidianas mantengan ocupado a todo el personal. El benefactor o fundador puede estar más centrado en la planificación a corto y mediano plazo, o simplemente no haber articulado objetivos a largo plazo. A menudo, las personas que trabajan en la oficina no tienen el tiempo, o posiblemente las habilidades y la experiencia, para mirar a largo plazo.

Esta falta de planificación y perspectiva a largo plazo puede impedir que la familia aproveche las oportunidades para aumentar o preservar la riqueza y, más adelante, esto podría resultar en menos dinero del deseado para las generaciones futuras.

Muchos patrimonios familiares pueden beneficiarse de un consultor con experiencia en esta área para ayudar a reunir al benefactor y a los beneficiarios y ofrecer una perspectiva a largo plazo que ayude al patrimonio familiar a maximizar la riqueza generacional.

Minimizar el riesgo al tiempo que se mejoran las operaciones y la gestión en los patrimonios familiares

Aunque los patrimonios familiares pueden ser complejos, las medidas para reducir los riesgos también pueden mejorar las operaciones y la gestión.

En general, los patrimonios familiares tienen tres oportunidades principales:

• Modernizar la tecnología
• Trabajar para tener a las personas adecuadas en los puestos adecuados
• Aumentar la transparencia de las inversiones

En última instancia, los benefactores y beneficiarios de los patrimonios familiares quieren tener la tranquilidad de que están ganando el dinero que deben ganar, y que ese dinero va a los lugares correctos. A veces, eso implica involucrar a consultores experimentados para ayudar a lograr que haya transparencia y eficacia operativa, y obtener acceso a experiencia adicional. Otras veces, eso puede implicar la subcontratación de algunas o todas las funciones del patrimonio familiar con profesionales externos experimentados en esta área.

Los profesionales de los servicios de patrimonio familiar y de consultoría empresarial de Kaufman Rossin ayudan a los patrimonios familiares, tanto a los nuevos como a las experimentados, con las mejores prácticas financieras, de cumplimiento y organizativas; con las transformaciones tecnológicas; con la planificación sucesoria; con los controles internos; con las cuestiones y la planificación de la gestión familiar; con la seguridad informática, y mucho más.

La oficina de servicios de Patrimonio Familiar de la empresa también ofrece servicios subcontratados que ayudan a las familias a mitigar los riesgos, agilizar las operaciones y cumplir sus objetivos financieros. Los servicios subcontratados de patrimonio familiar incluyen la gestión del estilo de vida y la filantropía, la contabilidad y las finanzas, la gestión de riesgo, el análisis y la supervisión de los seguros y la planificación integrada de los impuestos sobre la renta, el patrimonio y los fideicomisos, el traslado y los seguros de vida, entre otros.

Póngase en contacto con uno de nosotros o con otro miembro del grupo de servicios de patrimonio familiar o de consultoría empresarial de Kaufman Rossin para saber más sobre cómo podemos ayudar a las familias a mejorar la función financiera y de contabilidad, la transparencia y el conocimiento financiero de sus patrimonios familiares.