RPA: a la vanguardia de la fuerza de trabajo digital

Las organizaciones y empresas de contaduría buscan mejorar su productividad y reducir los errores costosos a través del reemplazo de procesos manuales con sistemas de automatización como las soluciones de automatización robótica de procesos (RPA). Como resultado, hay más bots en la fuerza laboral que nunca antes, y se espera que los contadores públicos certificados de hoy entiendan y evalúen los costos y beneficios de la adopción de RPA.

Beneficios de la automatización robótica de procesos

La RPA es un enfoque de automatización que utiliza un software que imita las actividades realizadas por personas en computadoras. El enfoque puede incluir cosas tan sencillas como automatizar golpes de teclas y clics o tan complejas como una cadena de rutinas lógicas sofisticadas que abarcan grandes segmentos del ciclo contable, y el uso de tecnologías de inteligencia artificial como visión computarizada, lógica de conjuntos difusos (fuzzy logic) y procesamiento de lenguaje natural. De una u otra forma, las rutinas automatizadas ofician como robots virtuales, conocidos como «bots», y pueden tener un impacto sustancial en la productividad de una organización.

Cuando están bien diseñados, los bots son capaces de completar tareas mucho más rápido que los humanos. Tradicionalmente fueron creados para procesos de rutina y basados en reglas, como obtener registros de búsquedas en bases de datos de cuentas o transacciones en diversos sistemas. Si está bien diseñado, un bot puede ayudar a una organización a minimizar o eliminar la intervención humana en algunas tareas. Pueden mejorar la productividad porque trabajan las veinticuatro horas, 365 días al año, y las mejoras en la eficiencia no solo se ven en la velocidad de las actividades, sino también en su precisión, ya que un diseño efectivo puede reducir la probabilidad de errores tipográficos o de información que queda afuera.

Algunas organizaciones están implementando grandes flotas de bots, que se pueden programar para optimizar el orden de las rutinas completadas, el uso de licencias de software y el consumo de recursos informáticos. Los equipos de bots que completan actividades de largo alcance son como una fuerza laboral digital. Una fuerza laboral digital se puede usar para complementar el personal actual o para aliviar la carga de trabajo del personal que opera al máximo de su capacidad. Es posible que algunas organizaciones analicen el uso de RPA al revisar sus planes de contratación. En lugar de sumar más capital humano a su equipo, pueden aumentarlo con RPA.

La automatización de tareas de rutina implica que los empleados pueden concentrar su tiempo en partes más analíticas de sus trabajos, que suelen ser las más estimulantes y satisfactorias. Según una encuesta reciente de Forbes, el 92% de los empleados se sentían más satisfechos en sus empleos después de la implementación de tecnologías de automatización inteligente y RPA.

Situaciones en las que se pueden usar trabajadores digitales

La RPA suele utilizarse para automatizar tareas repetitivas basadas en reglas, como escanear documentos electrónicos en busca de la información necesaria, comparar datos entre planillas o tomar datos de sitios web para ingresarlos a una solicitud. Como se trata de actividades de ingreso de datos adaptables, pueden estar relacionadas con diferentes funciones dentro de la organización. Por ejemplo, el software de RPA puede ser una herramienta útil para tareas como cuentas por cobrar, compras, conciliación de cuentas o requisitos de debida diligencia y normativa.

El 92% de los empleados manifestó mayor satisfacción con el trabajo después de la implementación de sistemas de automatización inteligente y RPA.

Kaufman Rossin está implementando bots de manera exitosa internamente y para sus clientes. Los proyectos internos incluyen bots para manipular, crear y guardar archivos PDF de declaraciones de impuestos preparadas, además de automatizar la presentación electrónica de dichas declaraciones al IRS y monitorear las respuestas. Durante las temporadas pico de declaraciones de impuestos, la automatización ayuda a evitar las horas extra del personal administrativo y libera a los empleados para que puedan atender a otras solicitudes de los clientes. Para colaborar con las auditorías normativas de bancos, Kaufman Rossin creó un bot de evaluación que consume grandes listas de partes y contrapartes de transacciones y realiza búsquedas de dichas partes para detectar indicadores de riesgo. Durante la noche, el bot lee el listado de cientos de nombres de entidades, realiza búsquedas contra esos nombres para detectar indicadores de riesgo, e imprime documentos PDF desde hipervínculos que están disponibles para que los profesionales de auditoría puedan revisar rápidamente al día siguiente.

Kaufman Rossin también implementó bots en entornos de clientes. Para una empresa de servicios profesionales, diseñamos, implementamos y mantenemos un bot que revisa el registro de tareas realizadas contra los depósitos de efectivo, identifica los recibos de efectivo por los trabajos realizados, registra la fecha y se desconecta como «bot» en un libro para su revisión. Cuando se recibió menos dinero del esperado, el bot registra el monto en el libro y lo resalta en amarillo para que lo sometan a inspección. Para una joyería creamos un bot que revisa las facturas recibidas contra órdenes de compra y cupones de empaque para validar los precios unitarios y
las cantidades. Se marcan los problemas para su revisión y se crean archivos de carga para importarlos al sistema del punto de venta de la compañía.

Los bancos y las entidades de servicios financieros se encuentran entre las organizaciones que adoptaron antes la tecnología de RPA. La mayoría de los bancos hacen evaluaciones de debida diligencia cuando un cliente nuevo solicita un servicio. Los empleados ingresan al cliente potencial en su base de datos para calcular el riesgo, las tasas de interés y otras ofertas para el cliente. Si está bien implementada, la RPA también permite analizar diversas listas y sitios, como el de la Oficina de Control de Activos Extranjeros, para detectar a entidades incluidas en las listas de sanciones o identificar personas con exposición política.

Se espera que la adopción de RPA crezca en varias industrias. En diciembre de 2018, los examinadores de bancos federales instaron a los bancos a evaluar nuevas formas de cumplir con sus obligaciones de BSA/AML con el objetivo de «seguir fortaleciendo el sistema financiero contra actividades financieras ilícitas». La declaración conjunta de organismos de control y agencias de supervisión financiera (que incluyen a la Reserva Federal, el FDIC, FinCEN, OCC y NCUA) insta a los bancos a analizar, evaluar y, donde corresponda, implementar de manera responsable metodologías innovadoras para combatir el lavado de dinero, el terrorismo y el fraude. El comunicado destacó que los vacíos normativos de BSA/AML que quedaron expuestos por los programas piloto no necesariamente generan una acción de supervisión.

Diseño, implementación y operación de una fuerza de trabajo digital

Hay medidas importantes que debe tomar para lograr la implementación exitosa de una solución de RPA. El programa de automatización debe estar en línea e incorporarse a su estrategia comercial. Hoy la mayoría de los proyectos de tecnología también son proyectos comerciales, y las implementaciones de RPA no son excepciones. Además de entender el objetivo del proceso que quiere automatizar, es importante evaluar si la tecnología está alineada con la estrategia y los objetivos comerciales generales de la organización. Esto significa que los altos directivos deben asumir un compromiso con el enfoque desde el principio, y su revisión y aprobación del modelo de gobierno corporativo es crítico.

Identifique sus competencias. ¿Va a desarrollar, comprar o pedir un equipo que pueda implementar el talento? Administrar un programa de RPA exitoso exige diversos tipos de conocimientos y competencias. Además de los directores comerciales y los encargados de los procesos, los roles habituales de un programa exitoso pueden incluir un gerente de programa de automatización, analistas comerciales, desarrolladores de bots, arquitectos de automatización y administradores de infraestructura. Desarrollarlo implicaría capacitar a diferentes empleados actuales dentro de su organización para que asuman los roles necesarios para llevar adelante estas funciones. Comprarlo sugiere la necesidad de contratar personal experimentado. Pedirlo prestado significa recurrir a consultores. Muchas organizaciones adoptan una combinación de los tres.

…es importante evaluar si la tecnología está alineada con la estrategia y los objetivos comerciales generales de la organización. Esto significa que los altos directivos deben asumir un compromiso con el enfoque desde el principio, y su revisión y aprobación del modelo de gobierno corporativo es crítico.

Evalúe sus procesos. La regla de oro es que la RPA permite magnificar y acelerar procesos existentes. Una organización con un buen gobierno corporativo lo amplifica a través de la RPA. Pero la automatización robótica de procesos también permite detectar procesos que no son tan buenos. No apunte solo a automatizar los procesos actuales, aproveche la oportunidad para rediseñarlos y optimizarlos. Algunas organizaciones tienen personal cuyas funciones incluyen la optimización de procesos. Otras organizaciones pueden optar por automatizar y optimizar a través de un proceso alternativo.

Elabore un mapa de ruta para su automatización. Para aprovechar al máximo los beneficios de la RPA y al mismo tiempo controlar los riesgos asociados al cambio, por lo general es recomendable empezar muy de a poco con programas piloto. Es posible que las personas se sientan tentadas de empezar con un triunfo grande y lograr un retorno alto sobre su inversión lo antes posible, pero limitar la cantidad de variables que se modifican de un proceso ayuda a gestionar el riesgo de consecuencias no buscadas. Es menor probable que se rompan interfaces y se generen incompatibilidades si descompone los programas en proyectos, los proyectos en rutinas, las rutinas en tareas y las tareas en pasos.

Pruebe su sistema de automatización. Tenga prácticas de gestión de cambios que sean sólidas, no solo para la tecnología, sino también para el proceso que se propone automatizar. Es importante identificar qué tan crítico es un proceso y la sensibilidad de los datos antes de comenzar, para que haya una planificación correcta de continuidad del negocio y seguridad de la información que se incorpore al desarrollo, las pruebas y la implementación. Se debe obtener la debida autorización para los cambios. Se deben llevar adelante tareas de desarrollo y pruebas en entornos separados, con datos de prueba y casos sólidos. Se deben crear entornos de lanzamiento para probar la aceptación de los usuarios. Se debe obtener aprobación de los cambios antes de la implementación. Las pruebas y monitoreos posteriores a la implementación son claves.

Mida los resultados. Comparar el tiempo que le lleva a un proceso de RPA con respecto al tiempo que exige la concreción manual de la misma tarea le ayuda a empezar a cuantificar lo que gana en eficiencia. El uso exitoso de la RPA suele requerir una inversión importante en licencias de software, capacitación de personal, empleados nuevos y/o consultores. Habrá una curva de aprendizaje, probablemente con errores para corregir y pequeñas modificaciones que deberá implementar. No confíe en los proveedores que le ofrecen un retorno sobre una inversión (ROI) no realista, de seis meses o un año.

Conclusión

El uso de inteligencia artificial, aprendizaje automático y automatización robótica de procesos en la industria sin dudas seguirá creciendo en los próximos años. A medida que la tecnología evolucione y esté más disponible, también se volverá más sofisticada y permitirá que los profesionales concentren su atención y tiempo en decisiones que requieren análisis, criterio y pensamiento estratégico e innovación, en lugar de ocupar su tiempo en procesos rutinarios. ¡Para eso tendremos bots!