Controles internos: 5 dificultades frecuentes para las pequeñas empresas

KAUFMAN ROSSIN | 12 DE MARZO DE 2019

Este blog se publicó originalmente el 14 de diciembre de 2015. Fue actualizado el 12 de marzo de 2019.

Uno podría pensar que las compañías grandes con miles de empleados en diferentes oficinas tienen más dificultad para protegerse de fraudes internos. Pero lo cierto es que las pequeñas empresas suelen ser víctimas frecuentes y a sufrir pérdidas desproporcionadamente grandes a raíz de fraudes, en comparación con las organizaciones más grandes.

Según el Informe de las naciones de 2018 de la Asociación de Examinadores Certificados Antifraude (ACFE), las empresas con menos de 100 empleados representaron el porcentaje más alto de instancias de fraude, con el 28 %.

Como pequeño empresario, sabe que implementar controles correctamente diseñados con pocos recursos puede ser difícil. Sin embargo, no abordar las deficiencias puede exponer a su empresa a riesgos y pérdidas en las áreas operativas y financieras.

Afortunadamente existen medidas que puede tomar para ayudar a prevenir y detectar fraudes en su compañía. Los tipos más comunes de puntos débiles en los controles internos detectados en pequeñas empresas en general se pueden mitigar a través de la implementación de una combinación de controles antifraude y/o una pequeña modificación de los procesos actuales.

Las siguientes son las cinco dificultades con los controles internos más frecuentes de las pequeñas empresas.

1. División de tareas

En organizaciones más grandes, las funciones críticas por lo general están divididas entre diferentes empleados. En las pequeñas empresas con recursos humanos limitados, no es infrecuente que un mismo empleado sea el único responsable de completar diversas tareas en un proceso crítico. Sin embargo, no dividir correctamente las tareas puede implicar un mayor riesgo de errores o fraude.

Por lo general, asignar las responsabilidades de autorizar transacciones, registrar transacciones, mantener la custodia de los activos relacionados y conciliar las cuentas a diferentes personas propicia controles internos más eficaces. Cada empleado debe tener responsabilidades específicas, preferiblemente definidas por escrito. Reasignar tareas específicas en un proceso a otras personas indicadas puede contribuir de manera sustancial a la hora de mitigar riesgos en muchos casos.

2. Políticas y procedimientos

Implementar políticas y procedimientos eficaces puede ayudarle a alinear sus objetivos comerciales y ayudar a establecer procedimientos operativos conformados a las mejores prácticas. Además son algunas de las herramientas de control menos utilizadas. Incluso si cree que los procesos de su empresa no son complicados y que sus gerentes y empleados los conocen bien, elaborar documentos que delinean las políticas y procedimientos puede aportar valor.

Aunque todas las empresas son diferentes, los siguientes son ejemplos de procesos habituales que es importante definir y documentar:

• Ventas y cuentas por cobrar
• Gestión de efectivo y banca
• Compras y cuentas por pagar
• Nómina y recursos humanos
• Cierre e informes de estados financieros

Documentar los controles clave de cada uno de estos ciclos puede aportar transparencia y consistencia, y permitir asignar roles específicos a individuos específicos. Si un empleado clave se va de la empresa, será más sencillo capacitar a empleados nuevos y/o temporales al implementar procedimientos bien descritos y documentados. Además, documentar políticas y procedimientos puede contribuir a definir claramente las operaciones comerciales y confirmar que estén en línea con las expectativas de sus directivos.

3. Documentación

Mantener la documentación de respaldo correspondiente es parte de la base necesaria para crear un marco de control interno eficaz dentro de una organización. Sin ella, puede ser difícil demostrar la existencia de las transacciones completadas, los procedimientos realizados y los controles implementados. Además, una correcta documentación puede facilitar las búsqueda de información de manera más eficiente para responder preguntas de clientes, directivos y auditores.

Al enfatizar la importancia de mantener una evidencia adecuada, su equipo directivo puede ayudar a reducir los riesgos para los empleados y para su empresa.

4. Supervisión y auditoría

Con frecuencia, los pequeños empresarios están tan inmersos en los objetivos operativos y estratégicos de su empresa que les resulta difícil además estar atentos a los procedimientos básicos de monitoreo de los controles internos. Una supervisión adecuada es esencial para el marco de control interno, y un aspecto importante del proceso de prevención y detección de fraudes.

Evaluar ciertas mediciones clave, las ventas, cuentas de gastos, informes de flujo de caja, informes de variaciones, resúmenes de nómina y otros datos con una frecuencia mensual puede ayudarle a detectar problemas. Tener una lectura del rendimiento de su empresa además le aporta información valiosa a la hora de tomar decisiones clave.

5. Derechos de acceso de los usuarios de sistemas informáticos

Por lo general se otorga a los empleados más derechos de acceso a los sistemas informáticos de los que realmente necesitan para hacer su trabajo. Esto puede ser así para facilitar los procesos o porque la persona que otorga los accesos (por lo general el administrador de TI) no entiende del todo cuál es el rol del empleado. Sin embargo, otorgar ese acceso puede exponer a la empresa a riesgos adicionales que los directivos de la empresa pueden desconocer.

Se debe empezar por otorgar permisos de acceso a los sistemas de información muy limitados, y exclusivamente para llevar adelante las funciones esenciales del trabajo de los usuarios. A medida que aumenta la carga de trabajo de los empleados, se pueden otorgar más permisos de acceso.

Se deben evaluar los derechos de acceso de todos los empleados periódicamente, para garantizar que tienen una justificación comercial legítima. Si bien este enfoque exige más tiempo y esfuerzo, puede optimizar el sistema de controles y la seguridad.

Aunque las pequeñas empresas pueden tener recursos más limitados que las empresas más grandes, existen varios controles que se pueden implementar y/u optimizar para ayudar a detectar y prevenir fraudes y mitigar los riesgos operativos y financieros. Si necesita ayuda para evaluar los sistemas de control interno de su empresa, puede contactarme o contactar a otro miembro del equipo de Servicios de Asesoría de Riesgos de Kaufman Rossin.