Información para entender los cambios a la administración de la cadena de suministro

Los desafíos actuales obligan a las empresas a equilibrar su oferta y demanda. Implementar un plan de ventas y operaciones ayuda a las empresas a recuperarse rápidamente.

La cadena de suministro de una compañía no solo es una función comercial, sino también un proceso crítico. Administrar de manera eficaz su cadena de suministro puede ayudarle a reducir al mínimo los riesgos asociados a las disrupciones actuales en el mercado y mejorar sus ganancias a través de la reducción de sus costos, el gasto innecesario y la optimización de sus tiempos.

Con la cadena de suministro global cada vez más impactada por la pandemia de COVID-19 y el consiguiente impacto sobre empresas de todos los sectores, es más importante que nunca incluir a las diferentes áreas de la organización en el proceso de planificación. Es importante analizar y entender el impacto que las diferentes estrategias tendrán sobre el desempeño de la compañía, para poder asignar recursos de manera eficiente.

4 objetivos del proceso de planificación de ventas y operaciones (S&OP)

Un proceso de planificación de ventas y operaciones efectivo debe alinear la demanda y la oferta, así como los objetivos financieros, a través del trabajo colaborativo entre departamentos. En momentos como este, es crucial mantener una comunicación constante con sus clientes y proveedores clave, propiciar una asignación eficiente de recursos para reducir los costos, aumentar las ventas y liberar capital de trabajo.

Los directivos de empresas deben evaluar de manera constante cómo funcionarían sus procesos en diferentes condiciones: al prever diversos escenarios, las compañías pueden revisar sus presupuestos y tomar decisiones sobre dónde invertir o recortar. Considere evaluar a sus proveedores: ¿cuáles estarán disponibles el mes que viene? Una vez que tenga diversos pronósticos debería poder entender mejor dónde residen los riesgos posibles y cómo mitigarlos. Con la incertidumbre actual resulta vital estar preparado y tener la agilidad necesaria para reaccionar cuando se producen cambios.

Cuando se implementa correctamente, el proceso de S&OP permite a una empresa no solo pronosticar oportunidades y riesgos, sino también tomar medidas rápidas en función de estos pronósticos, al:

1. Alinear la demanda con la oferta y el presupuesto
2. Integrar los planes operativos con los planes estratégicos
3. Integrar la composición de la oferta de productos con el volumen total
4. Habilitar a la gerencia para que tome medidas proactivas

La dinámica actual del mercado impone la necesidad de contar con un proceso efectivo de S&OP para garantizar el rendimiento de su empresa. Una implementación correcta puede ayudarle a mitigar los riesgos, mejorar los pronósticos, reducir los problemas de inventario, mejorar su servicio al cliente y aumentar sus ventas.

Cómo usar los datos de manera eficaz

Las cadenas de suministro modernas generan enormes cantidades de datos a lo largo del proceso. En las condiciones actuales es importante tener los analistas y científicos de datos correctos en su equipo para poder comprender esta gran cantidad de información de manera de orientar las decisiones del personal directivo. Los encargados de la cadena de suministro deben usar sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y herramientas de inteligencia comercial no solo para administrar las operaciones, sino también para obtener perspectivas en tiempo real de los datos que les permitan hacer los ajustes necesarios rápidamente.

En el mercado actual necesita tanta perspectiva comercial como pueda obtener. Al combinar datos de transacciones con los aportes de las diversas funciones, como ventas, marketing, operaciones y finanzas, puede elaborar planes para diferentes escenarios. Lo ideal es que esos planes le aporten flexibilidad para adaptarse a cualquier situación. Es esencial analizar de manera constante lo que funcionó y lo que no, para determinar qué lecciones aprendidas se incorporarán al siguiente ciclo para mejorar el proceso. Sea diligente a la hora de mantener un registro de eventos únicos, como una entrega demorada de inventario por problemas en la cadena de suministro, de manera de ajustar sus proyecciones en función de esta situación.

Proceso: de departamentos estancos a trabajo colaborativo

Un plan para este escenario no puede resultar exitoso si no hay colaboración entre todas las funciones de la organización. Las empresas deben comprender que los pronósticos útiles no se preparan de manera aislada, sino que la persona encargada de elaborarlos necesita la perspectiva de todos los departamentos.

Analicemos el ejemplo de una empresa de manufactura que quería mejorar su tasa de crecimiento. Para hacerlo, la compañía debía mejorar su servicio al cliente y reducir su inventario. Cuando los administradores analizaban el asunto en mayor profundidad, se dieron cuenta de que las funciones de comunicación operaban como departamentos estancos, su tecnología era obsoleta, sus departamentos de ventas y marketing no tenían un plan con cohesión, no existía acuerdo en cuanto a los pronósticos de ventas y la responsabilidad para dar cuenta de los resultados era escasa en toda la organización.

Con la ayuda de un consultor externo, el equipo directivo analizó oportunidades de mejorar la efectividad del personal, de los procesos y de la tecnología. Vincularon los objetivos de ventas y marketing a la cadena de suministro para generar planes de demanda. Identificaron sus productos de mayor venta y se concentraron en aquellos que generaban grandes ganancias. Establecieron indicadores de rendimiento clave (KPI) y los revisaban con frecuencia. Luego crearon un procesos de planificación y pronóstico de demanda en función del trabajo colaborativo y aporte de las diferentes partes involucradas, incluidas ventas, cadena de suministro y finanzas. La compañía pudo reducir los errores en sus pronósticos en un 6%, y los índices de envío y entrega aumentaron del 88 al 93 por ciento.

Los tiempos de incertidumbre nos fuerzan a analizar nuestros procesos comerciales y determinar qué es lo esencial, en qué centrar los recursos y dónde recortar costos: en definitiva, nos obligan a analizar cómo podemos sostener o mejorar las operaciones haciendo más con menos. La optimización empieza por una comunicación efectiva y mayor colaboración. Tener perspectivas comerciales lo antes posible le ayudará a planificar para los cambios en las condiciones. Al crear planes para diferentes escenarios, su grupo de planificación de suministro estará preparado para actuar rápidamente bajo cualquier circunstancia, de modo de minimizar la interrupción de sus operaciones comerciales y en definitiva mejorar sus ganancias.