Implementar controles internos sólidos puede ayudar a frenar el fraude en la industria de la manufactura

Cuando una empresa descubre un fraude o un robo, la mayoría de las veces es una sorpresa, especialmente si es responsabilidad de un empleado de confianza. Pero una vez que va cediendo el shock inicial, los empresarios y ejecutivos pueden empezar a buscar pistas en acciones pasadas. Quizá había alguien con acceso sin supervisión a mercancía en el almacén, o un empleado estaba a cargo de casi todos los documentos financieros, o un trabajador enfrentaba problemas financieros personales graves.

Ninguna industria es inmune al fraude, y las pérdidas en las industrias de fabricación y distribución pueden ser especialmente grandes; así lo afirmó la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) en su Informe a las Naciones de 2018: Estudio Global sobre el Abuso y el Fraude Ocupacional. Las pérdidas promedio por caso en la industria de la manufactura fue de $240,000, y las pérdidas promedio en transporte y almacenamiento ascendieron a $140,000 por caso. Según ACFE, las pérdidas promedio por caso fueron de $130,000 en todas las industrias.

Buena parte de la vulnerabilidad del sector es producto del enorme volumen de materiales y productos que van y vienen. Documentar la llegada y el uso de piezas, y la salida y distribución de los bienes terminados, exige varios pasos. En muchos casos un mismo supervisor de planta supervisa todos esos pasos. Y cada paso puede ser una oportunidad de robo o fraude. La tecnología incorpora más vulnerabilidades: a medida que el sector depende cada vez más de ella, los empleados que tienen acceso a dicha tecnología tienen la posibilidad de cometer un fraude importante.

Para reducir las probabilidades de pérdidas, los fabricantes y distribuidores deben reconocer cuáles son las áreas desprotegidas y crear controles internos sólidos y consistentes para prevenir, detectar y corregir la posibilidad de fraude.

Las mejores prácticas para gestionar el riesgo de fraude

Los controles internos se pueden basar en marcos existentes, como el Internal Control-Integrated Framework del Committee of Sponsoring Organizations de Treadway Commission (COSO). Hay cuatro tipos principales de controles internos: preventivo, detectivo, directivo y correctivo. Si bien los controles internos se debe adaptar específicamente al tamaño y otras características de una compañía, los siguientes principios son relevante para casi cualquier empresa de manufactura y distribución:

1. Verificar los antecedentes de posibles empleados y empleados actuales. Este es uno de los controles internos más fáciles de implementar, y no se debe pasar por alto.
2. Designe a empleados específico como supervisores.
3. Separe las responsabilidades financieras siempre que sea posible. Por ejemplo, debería designar a más de una persona para autorizar y registrar transacciones y hacer conciliar cuentas. En compañías más grandes, por lo general hay muchas
   personas que se ocupan de las funciones críticas, pero esto no siempre sucede en las empresas más pequeñas. Muchas
   empresas de los sectores de manufcatura y distribución fueron víctimas de un empleado de su confianza qu trabajaba sin
   la supervisión necesaria y que estaba en condiciones de supervisar todo el ciclo de una transacción, desde aprobar los pedidos hasta cortar cheques o aprobar pagos. Intente dividir la responsabilidad sobre estos procesos.
4. Debe haber documentación que defina las obligaciones de cada posición por escrito y describa en detalle las políticas y procedimientos. Esto implica definir quién recibe y registra las piezas y suministros recibidos, quién documenta dónde van, quién aprueba las solicitudes de envío o quién gestiona la compra de diversos artículos. Además debe documentar detalles
   financieros clave como la forma en que se administra el efectivo, quién se ocupa de las operaciones bancarias, de las cuentas por cobrar y de los procedimientos de pago, y cómo y en qué momento se concilian e informan los estados
   financieros. Las aprobaciones y autorizaciones deben tener líneas de responsabilidad claras.
5. Divida las tareas en tandas más reducidas, para propiciar mayor transparencia y para segmentar las obligaciones, de manera que puedan ser más fáciles de asignar y reasignar. De esta forma, ninguna persona se convertirá en el "dueño y
   señor" de ningún departamento.
6. Restrinja el acceso a los sistemas de TI de manera que las personas solo puedan usar las porciones de su sistema que necesitan para su trabajo.
7. Obligue a sus empleados a cerrar sus sesiones al terminar el trabajo. De lo contrario se dificulta saber quién hizo qué y cuándo, y a veces es directamente imposible.

Además de los controles preventivos, que permiten minimizar las probabilidades de fraude, las empresas también deben implementar medidas de detección de fraudes para encontrar errores o irregularidades después que ocurrieron.

Por ejemplo, revisar las conciliaciones bancarias es un control de detección de uso frecuente. Otra estrategia es exigir vacaciones obligatorias. Al forzar a cada empleado a tomarse tiempo libre de su trabajo, tendrá más oportunidades de detectar cualquier fraude que pueda estar vinculado a dicho empleado o empleada. Separar las obligaciones financieras, como mencionamos arriba, facilita imponer una política de vacaciones obligatorias.

Los controles internos son esenciales para identificar y mitigar las vulnerabilidades de su compañía. Una forma muy efectiva de reforzar sus controles es incorporar profesionales especializados en asesoría de riesgos que entrevisten a los empleados, conozcan los detalles de los procesos habituales de toda la empresa y evalúen los controles internos que ya tiene implementados.

Pero incluso los mejores controles internos dejan de funcionar de manera óptima si no están bien gestionados y monitoreados. Es comprensible que estas tareas suelan estar en la parte baja de la lista de prioridades, ya que en general los directivos de las empresas centran sus esfuerzos en el desarrollo y la planificación a futuro. Dicho esto, puede contratar a una empresa externa para evaluar sus
controles internos, pero también es importante asignar algo de tiempo a hacerlo de manera directa. Revisar los datos de ventas,
cuentas de gastos, nómina, facturas y entrada y salida de envíos es muy útil a la hora de prevenir y detectar situaciones que pueden
ser fraudes.

Muchos roles

Sus empleados, proveedores y clientes también tienen un rol importante a la hora de identificar y reducir el fraude. Según ACFE, casi el 45 por ciento de los fraudes que los fabricantes detectaron durante 2018 provenía de la interacción con informantes, al igual que el 37 por ciento de los casos detectados por distribuidores. Además de capacitar a las personas para detectar fraudes e instarlas a denunciarlo directamente, evalúe crear una línea exclusiva de atención telefónica que permita hacer denuncias anónimas (o al menos confidenciales), e informe a sus clientes y proveedores acerca de esta línea de atención incluyéndola en los términos y condiciones de los contratos. El análisis de datos y el monitoreo de la TI también son componentes esenciales de una estrategia de detección de fraudes. Los sistemas de inteligencia artificial (IA) pueden detectar transacciones sospechosas o eventos extraordinarios. Si bien estas herramientas pueden parecer abrumadoras, el asesor indicado puede ayudarle con estas plataformas.

Entender los factores de riesgo de fraude

También es útil entender cómo y cuándo tienden a producirse los fraudes. Según algunos estudios, hay una constelación de componentes detrás de un fraude exitoso: presión, justificación y oportunidad (conocidos como el "triángulo del fraude"). Por lo general están presentes dos de los tres elementos para que una persona cometa un fraude. Por ejemplo, podría iniciarse si un empleado enfrenta dificultades financieras, lo que podría incluir un divorcio, facturas altas por servicios médicos u otros episodios de su vida (es decir, presión). Ese empleado podría justificar sus acciones con pensamientos como "la compañía no necesita este dinero tanto como yo", o "merezco más después de tantos años de servicio" (justificación).

El rol o el cargo de un empleado dentro de la compañía puede presentar la oportunidad de cometer fraude. Según un estudio de ACFE, los departamentos con mayor incidencia de empleados que cometen fraude varían según el sector:
Distribución de manufactura

• Ventas: 11 por ciento
• Operaciones: 6 por ciento
• Compras: 11 por ciento
• Personal superior/ejecutivo: 15 por ciento

Más allá de la posición dentro de la organización, hay comportamientos frecuentes que suelen presentar muchos (pero no todos) los defraudadores. Las personas con cargos de supervisión deben ser capacitadas para estar atentas a empleados que viven por encima de sus posibilidades, a aquellos que tienen relaciones inusualmente estrechas con proveedores o clientes, empleados con dificultades financieras y aquellos que no quieren compartir sus tareas. Cualquiera de esas podría ser una señal de fraude, aunque muchos empleados con estos comportamientos no hacen nada malo.

Quizá no sea posible prevenir el fraude del todo, pero se lo puede combatir. Los profesionales con experiencia en asesoría de riesgos pueden ayudarle a evaluar sus controles internos y gestionar el riesgo de fraudes en su organización. Una combinación de los controles internos adecuados y políticas escritas y capacitación, con una correcta supervisión por parte de los directivos puede mitigar en gran medida el riesgo de fraude y robo internos, y minimizar las pérdidas que se producen cuando esto ocurre.