Siete estrategias para que los contratistas puedan protegerse de los aumentos de los costos y mitigar los riesgos financieros

Este año, es posible que presenciemos los aumentos de costos en construcción más altos de hace tiempo. CBRE proyecta un aumento del 14.1 % con respecto al año pasado, en comparación con el crecimiento anual promedio histórico de entre el 2 % y el 4 %. CBRE también espera que siga la tendencia de plazos de ejecución prolongados, y escasez de materiales y mano de obra, acompañados de una demanda de mayores salarios. Queda claro que, al menos durante el próximo año e incluso más adelante, la industria de construcción puede prever variaciones de costo impredecibles.

¿Qué pueden hacer las empresas de construcción para protegerse de las fluctuaciones de los costos? ¿Cómo pueden mitigar los riesgos relacionados con los problemas en la cadena de suministro, la escasez de mano de obra, el aumento en los costos y la menor disponibilidad de materiales y mano de obra?

A continuación, se detallan siete estrategias que los contratistas y subcontratistas pueden adoptar ahora para ayudar a minimizar el impacto de estas incertidumbres económicas.

1. Considerar la implementación de cláusulas de aumento de precios o contratos de reembolso de costos, que permiten trasladar el aumento en los costos de materiales y mano de obra a sus clientes.

Por lo general, las cláusulas de aumento de precios han estado limitadas a aumentos de costos de materiales, pero los contratistas de construcción también pueden usarlas para mitigar el riesgo de incremento en los costos de mano de obra. Actualmente, este es un problema grave, debido a la escasez de mano de obra y los aumentos de salarios en la industria. Es posible que los clientes intenten negociar a fin de evitar las cláusulas de aumento de precios, pero los contratistas corren con algo de ventaja para contrarrestar dicha exigencia debido a que sus servicios son requeridos, o puede que los contratistas deban ser creativos a la hora de negociar por cláusulas de aumento de precios.

2. Enfocarse en informes oportunos y precisos para identificar los efectos de los aumentos de costos con anticipación.

Si bien los contratistas de construcción, a menudo, tienen una buena idea del momento en el que el costo de un trabajo supera significativamente el presupuesto, los informes oportunos y precisos pueden permitirles saber el momento en el que aumentos de costos relativamente menores están comenzando a acumularse. Debido a que los márgenes sufren presión, incluso las pequeñas fluctuaciones en los costos pueden tener un gran impacto en los resultados de una empresa. Las tareas de contabilidad e informes de costos de trabajos contemporáneos pueden ayudar a los contratistas a identificar, incluso, aumentos menores antes de que se tornen un problema.

En lugar de observar la rentabilidad después de haber completado un proyecto, cada vez es más crítico para los contratistas revisar la rentabilidad de todos los trabajos mensualmente. Deben considerarse las asignaciones de costos tanto directas como indirectas, y debe utilizarse el método de contabilidad de porcentaje de cumplimiento para reconocer los ingresos.

Los contratistas pueden adquirir una perspectiva más detallada al comparar de manera periódica los costos de contratos estimados con los costos de contratos totales incurridos para identificar las áreas en las que podrían estar subiendo los precios. Los trabajos subfacturados pueden ser indicadores de sobrecostos que son enmascarados por el hecho de que los costos estimados no se han actualizado según los aumentos de costos o la ineficiencia de la mano de obra.

Como otro beneficio, es posible que a los contratistas con contabilidad e informes de primer nivel les sea más fácil obtener financiamiento y fianzas de construcción. Las habilidades de un contratista a la hora de estimar costos y cobrar ingresos son factores clave en esas decisiones. El hecho de contar con registros ordenados da a las firmas prestamistas y de fianzas de construcción más confianza en las prácticas generales de la empresa del contratista.

Si la tecnología o el personal actuales no son capaces de brindar contabilidad e informes oportunos, podría ser una buena idea tercerizar esta función a un proveedor externo calificado.

3. Comunicar los aumentos en los costos de los contratos a los clientes con la mayor celeridad.

La asignación de los costos y el reconocimiento de los ingresos realizados de forma oportuna facilitan a los contratistas abordar el tema de aumentos en los costos con los clientes. Una vez completado el trabajo, el contratista corre con poca ventaja para lograr que el cliente se haga cargo de costos más altos que los previstos en lo relacionado a mano de obra y materiales.

Una contabilidad precisa, con la documentación adecuada, puede ser una parte crucial de la búsqueda de cláusulas de aumento de los costos. Un contratista que no haya asignado costos de forma adecuada, con registros confiables que respalden la asignación, podría tener menos éxito a la hora de reclamar una compensación adicional o de defenderse de un cliente que se niega a pagar.

4. Estar atento a facturar y cobrar de forma oportuna.

En épocas de incertidumbre económica, es especialmente importante para los contratistas contar con documentación, recordatorios o avisos contractuales y legales, autorizaciones de facturación y la facturación en sí de manera ágil. Deberían ser proactivos a la hora de notificar a los clientes sobre posibles aumentos en los costos y facturas en mora, aunque sean faltas menores.

Debido a la incertidumbre de la economía y a que es común que los trabajos sufran demoras, sería buena idea para los subcontratistas evitar celebrar contratos con cláusulas de «pago al cobro», de ser posible. Debido a la alta demanda de subcontratistas calificados y continua escasez de mano de obra en la industria, es posible que ejerzan algo de influencia en la negociación. En los casos en los que no sea posible negociar mejores cronogramas de pago, como mínimo, es posible que puedan exigir márgenes más altos.

Los subcontratistas y contratistas generales deberían apuntar a márgenes de ganancias lo suficientemente altas como para adaptarse a problemas de flujo de caja que podrían originarse debido a grandes demoras en el cobro.

5. Administrar costos al incentivar a gerentes de proyecto a cumplir metas de rentabilidad del proyecto.

Los gerentes de proyecto con un interés en cumplir las metas de rentabilidad suelen más activos a la hora de administrar los costos. Esto incluye supervisar las horas de trabajo, mantener el cumplimiento de los plazos de trabajo y solucionar las demoras rápidamente, que comprenden asegurarse de que los subcontratistas estén organizados y en el sitio en el momento adecuado y abastecerse de materiales. Los gerentes de proyecto deberían revisar con cuidado todos los informes de contabilidad de trabajos y corregir el rumbo o hablar con la gerencia rápidamente sobre el traslado de costos más altos.

Por ejemplo, los contratistas deberían implementar controles y monitoreo, a fin de minimizar los riesgos de que gerentes de proyecto tomen medidas no deseadas tendientes a satisfacer sus metas de rentabilidad. Es importante tener precaución con los intentos de trasladar costos de un trabajo a otro o de mantener algunos costos fuera del sistema de contabilidad.

6. Es posible que los contratistas que no hayan reclamado el crédito impositivo por retención de empleados todavía puedan hacerlo.

Si bien el crédito impositivo por retención de empleados (ERTC) relacionado con la pandemia expiró el 1 de octubre de 2021 para la mayoría de los empleadores, los empleadores elegibles que no hayan aprovechado el crédito podrían rectificar sus declaraciones de impuestos de empleo de 2020 o 2021 para hacerlo.

El ERTC permite a las empresas reclamar hasta $7,000 por empleado, por trimestre, durante los primeros tres trimestres de 2021, y hasta $5,000 por empleado, por todo 2020. Los contratistas elegibles son aquellos que sufrieron una suspensión total o parcial debido a una orden gubernamental que haya limitado los viajes, el comercio o las reuniones grupales, o que experimentaron una disminución significativa en sus ingresos brutos. Para 2020, la disminución trimestral en ingresos brutos debe haber sido superior al 50 % con respecto al mismo trimestre de 2019, o superior al 20 % para 2021, también con respecto al mismo trimestre de 2019. Es posible que las empresas que no hayan operado durante 2019 aún califiquen. Para las empresas que comenzaron sus operaciones después del 15 de febrero de 2020, existen programas especiales que podrían permitir reclamar el ERTC en los trimestres tres y cuatro de 2021.

Existen diversos requisitos para determinar la elegibilidad del ERTC y cuánto crédito puede reclamar una empresa, y estos han cambiado más de una vez desde el primer anuncio del crédito. La mayoría de los empleadores descubren que es útil consultar a un experto en impuestos para obtener orientación.

7. Considerar cuándo podría tener sentido tercerizar la contabilidad y los informes.

La contabilidad de contratos de construcción es uno de los métodos de contabilidad más especializados y técnicos, y es posible que contratar y retener a los profesionales con la especialización adecuada represente un desafío para los contratistas. Contar con personal de contabilidad que comprenda los matices de la contabilidad de la construcción y la importancia de la determinación de los costos de los trabajos es fundamental para elaborar informes oportunos y precisos. En ocasiones, lo mejor es encontrar a una empresa de contaduría que ya cuente con un equipo de contabilidad de construcción hábil para tercerizar la tarea.

Existen otros motivos por los que una empresa de construcción podría considerar tercerizar esta función, que incluyen la capacidad de acceder a software de contabilidad más avanzado, además de obtener acceso a un equipo experimentado de profesionales que ya sean expertos en el uso de la tecnología más reciente. Las empresas de construcción en desarrollo también podrían beneficiarse de la capacidad de una empresa de servicios profesionales de crecer a la par.

Debido a los numerosos factores que incrementan la presión en el flujo de caja y los márgenes de la industria de construcción, es posible que los contratistas deban revisar algunos de los procesos de sus operaciones de contabilidad y finanzas. Las empresas de construcción que monitorean los incrementos en los costos de los contratos y los cambios económicos, que hacen planes para encararlos y que responden a ellos, tienen más probabilidades de continuar siendo rentables en el dinámico entorno económico actual.

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