Conversaciones robóticas en las plantas de producción

A medida que la tecnología y el inventario mejorado justo a tiempo reforman la fabricación, las prácticas contables adecuadas pueden dar fluidez a la transición.

La información buena y oportuna es el sustento de los mejores procedimientos y prácticas de fabricación —y puede ser la diferencia entre cubrir gastos y obtener ganancias. En el mundo actual de la fabricación, cada vez más de esa información llega a través de la tecnología, con la fábrica inteligente o la industria 4.0, hoy se trata de progresar o quedarse atrás, con posibles consecuencias fatales para los negocios que no estén a la altura.

La inteligencia artificial está reinventando la planta de producción, por ejemplo, con robots que avisan a otros robots cuando quedan pocos materiales —tal vez tinta— y hacen pedidos automáticamente. Esta simplificación puede acortar el tiempo entre el momento en que se hace un pedido, se entrega el producto y se recibe el pago, lo cual optimiza y cumple con la promesa de prácticas de inventario justo a tiempo.

Dicha alteración no podría llegar en un mejor momento para los sectores de fabricación y distribución, los cuales están recibiendo los beneficios de una economía próspera. La fabricación en EE. UU. creció un 9 por ciento entre el primer trimestre de 2012 y el primer trimestre de 2018, según un análisis del Institute for Supply Management. La organización espera que los empleos del sector de fabricación crezca un 1.8 por ciento durante 2018.

Las prácticas de inventario justo a tiempo realmente pueden ayudar a maximizar el flujo de caja y las fábricas deben recurrir a la tecnología a fin de identificar y reunir datos contables para acelerar el ciclo. En definitiva, una buena contabilidad puede convertirse en un catalizador de acciones.

Entender y optimizar los procesos

El primer paso consiste en entender todo su flujo de trabajo operativo: los pedidos, el ensamblaje, el inventario y los cobros. Señalar dónde puede mejorarse el flujo de trabajo requiere la implementación y el monitoreo de las mediciones adecuadas para cada proceso. Ellas pueden incluir la cantidad de días para los plazos de crédito en contratos con clientes o el porcentaje de cobros a tiempo o anticipados versus atrasados.

Luego, identifique las formas de optimizar cada proceso. La actualización de los procesos manuales es un área clave que debe tener en cuenta, pero no siempre se trata de la automatización. También incluye estrategias como el establecimiento de plazos de crédito favorables con los proveedores. Además, procure no omitir los aspectos básicos, como la conciliación oportuna de los estados bancarios y el seguimiento de las cuentas por pagar antiguas. A menudo, los propietarios y los administradores se enfocan tanto en el negocio central que estos aspectos terminan en un segundo plano.

En cada proceso, la tecnología puede ayudarlo a manejar los diversos aspectos del negocio, incluso a medida que este crece y se vuelve más complejo.

Mejorar los controles internos

De manera oportuna, la contabilidad automatizada también puede ayudar a mejorar los controles internos.

Las compañías de fabricación y distribución necesitan controles internos sólidos. Es algo que se conoce desde hace siglos: los escribas del faraón en el antiguo Egipto preparaban registros de recibos y desembolsos de plata, maíz y otras mercancías. Un escriba registraba en un papiro la cantidad que se llevaba al depósito y otro revisaba la descarga de los contenedores en el techo mientras se ponía en el edificio de almacenamiento. Un tercer escriba llevaba a cabo una auditoría mediante la comparación de los dos registros.

Esos antiguos escribas sabían lo que hacían: el fraude siempre es un riesgo y la vulnerabilidad de los controles internos es la causa de casi la mitad de los casos de fraude según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE). El informe de la ACFE también descubrió que el 22 por ciento de los casos incluyen pérdidas por $1 millones o más. El impacto puede ser especialmente devastador para los negocios pequeños.

El fraude se basa en tres elementos: la presión, la racionalización y la oportunidad. Es habitual encontrarnos con fábricas que fueron víctimas de un empleado de confianza que no estaba bien supervisado (a causa de dicha confianza) y pudo llevar a cabo transacciones financieras completas, desde aprobar pedidos y emitir cheques hasta aprobar pagos.

Las prácticas de contabilidad automatizada pueden ayudarlo a detectar transacciones o aprobaciones que no encajan en los patrones y permitir que participen más personas en una transacción sin sacrificar la velocidad. Pero los primeros pasos para la prevención de fraudes no pueden automatizarse: considere contratar a un profesional que pueda ir a sus instalaciones y entrevistar a los empleados, observar los procedimientos y evaluar sus controles internos, incluidos los puntos dónde podría haber brechas. Luego, determine cuáles son las soluciones óptimas para mitigar los riesgos de fraude a través de la introducción de nuevos procedimientos o la reasignación de tareas para separar ciertas funciones.

Las probaciones y las autorizaciones deberían trazar líneas claras de responsabilidad y la separación de funciones financieras es fundamental para prevenir casos de fraude. La tecnología debería entrar en juego durante el proceso de fabricación al mejorar potencialmente todo, desde el flujo de caja y la gestión del inventario hasta los controles internos. Pero, una vez que haya adquirido la tecnología, no olvide la capacitación y la implementación correcta. Vemos demasiadas compañías que adquieren tecnología nueva, pero solo llegan a conocer lo básico. Hemos descubierto que los negocios siguen utilizando una planilla de Excel para hacer un seguimiento del inventario, a pesar de invertir en software modernos.

Tal como a menudo les recordamos a nuestros clientes, primero recurra a lo que ya tiene y fíjese cómo puede mejorarlo para alcanzar sus metas comerciales.


Frank Peña, CPA, is a Assurance & Advisory Services Principal at Kaufman Rossin, one of the Top 100 CPA and advisory firms in the U.S.