Los consultorios médicos se recuperan del COVID-19

Medidas para planificar la recuperación del negocio después de la crisis del COVID-19 para consultorios médicos

Las precauciones impuestas para desacelerar la propagación del COVID-19 han provocado cierres parciales o completos de muchos consultorios médicos. Incluso los que han usado telemedicina para seguir atendiendo a sus pacientes sufrieron caídas importantes en el volumen de consultas. Las noticias constantes y la incertidumbre acerca del COVID-19 pueden dificultar pensar en el después de la crisis. Así su impacto económico se extienda durante un mes más, un trimestre más o un tiempo más prolongado, las siguientes son algunas medidas que puede tomar los titulares de los consultorios ahora para estar preparados para una recuperación sólida una vez que volvamos a la vida "normal". 

Prepare un modelo de flujo de caja con escenarios que contemplen el más pesimista, el más optimista y un término medio

Si bien las mejores prácticas comerciales son operar con un modelo de flujo de caja de 13 semanas que permita pronosticar el trimestre siguiente, muchos consultorios médicos (especialmente los más pequeños) no lo hacen. Sin embargo, con las disrupciones actuales, un modelo de flujo de caja de 13 semanas es esencial, y es importante actualizarlo con una frecuencia semanal (y si es posible todos los días) con escenarios que planteen las situaciones más pesimistas, las más optimistas y un término medio. 

El modelo puede ayudar a los administradores del consultorio a entender su situación en términos de liquidez y cuáles son las dificultades que podrían enfrentar, identificar cuentas a pagar que se pueden diferir y aportar información para tomar decisiones acerca de otros desembolsos de efectivo que quizá podrían posponerse (como los aportes al plan 401(k) y el pago del alquiler). También puede ser una referencia importante a la hora de tomar decisiones de reducciones en la nómina, solicitar subvenciones y préstamos del gobierno y hablar con fuentes de financiamiento. 

Si bien siempre se debe enfatizar un proceso expeditivo de facturación y cobro, y lo conveniente es que si es posible su personal de facturación y cobranzas sea parte de este proceso para ayudar a garantizarlo, el modelo de flujo de caja puede dar cuenta de períodos en los que es necesario acelerar las iniciativas de cobro. 

Tenga previsto compartir el modelo de flujo de caja y los diversos escenarios posibles con sus prestamistas, inversores, socios y directivos del consultorio de manera regular. Así su consultorio decida solicitar una línea de crédito, un préstamo puente, un préstamo de la SBA, el préstamo del Programa de protección de pago del gobierno nacional, un Adelanto de Emergencia como Préstamo para Daños Económicos por Desastres (EIDL) u otro tipo de financiamiento, necesitará las proyecciones y escenarios en relación con el flujo de caja. 

Evalúe la forma en que puede acceder a capital de trabajo el consultorio, incluidas fuentes de financiamiento no tradicionales

Prepárese para el escenario más pesimista de su proyección de flujo de caja buscando las fuentes de financiamiento de capital de trabajo disponibles. Si el consultorio todavía no lo hizo, analice y evalúe enviar su solicitud a cualquiera de los programas de asistencia disponibles a través del gobierno nacional o préstamos que puedan aportar más fondos para sobreponerse a la pérdida temporaria de ingresos. Por ejemplo el Fondo de Auxilio para Proveedores de la Ley de ayuda, alivio y seguridad económica contra el coronavirus (CARES) aporta $100 mil millones para asistir a hospitales y otros proveedores de atención médica en la primera línea de la respuesta al coronavirus. 

También puede evaluar fuentes de financiamiento no tradicionales. Pueden incluir oficinas de prestamistas familiares y prestamistas privados, por ejemplo. Incluso los consultorios que tienen liquidez alta en este momento deben analizar los beneficios de tener acceso a efectivo adicional. Una posición de caja sólida le permite planificar y administrar su consultorio con una mirada de corto y largo plazo. Si no necesita efectivo en lo inmediato, lo recomendable es que los socios se comuniquen con su red de contactos para analizar que opciones podrían estar disponibles en caso de necesidad futura. 

Analice los contratos y acuerdos de arrendamiento

Si su consultorio tiene o prevé tener problemas de flujo de caja (probable en todos los consultorios en el entorno actual), es un buen momento para ponerse en contacto con los arrendadores del consultorio y los equipos y otras personas u organizaciones con las que el consultorio tiene acuerdos contractuales para conversar sobre la posibilidad de flexibilizar los términos o incluso solicitar descuentos. Use el modelo de flujo de caja de 13 semanas para evaluar cuáles son los contratos que más impactan su flujo de caja y qué pagos están prontos a vencer. 

Evalúe la cadena de suministro del consultorio

Más allá de su flujo de caja, si el volumen de consultas presenciales de pacientes baja, los directivos deben evaluar suspender los pedidos de suministros para analizar si es necesario cancelarlos, posponerlos o reducir las cantidades. Sin embargo, al tomar este tipo de decisiones es importante tener en cuenta los posibles incrementos en el volumen de pacientes. Es posible que los proveedores no puedan incrementar el suministro tan rápido como sube la presencia de pacientes en un consultorio, por lo que podría ser útil tener algunos suministros extra a mano. 

Además evalúe si los proveedores clave están en riesgo de bancarrota, si suspenden sus operaciones o están sufriendo interrupciones considerables a causa de las órdenes de quedarse en casa o por tener empleados contagiados. Si bien la práctica médica, dental o de optometría puede considerarse esencial, quizá un distribuidor o incluso el fabricante de los suministros necesarios puede no serlo. Lo recomendable es buscar alternativas de proveedores en caso de que se produzcan interrupciones en la cadena de suministro. 

Haga un seguimiento de los impactos y cambios particulares relacionados con la pandemia de COVID-19

Está claro que casi todos los consultorios médicos sentirán el impacto del COVID-19. Haga un seguimiento de los indicadores clave de desempeño (KPI) como el flujo de caja, la posición de caja, los ingresos netos, las ganancias, el volumen de pacientes, los cobros, las cuentas por cobrar pendientes y vencidas, los cambios en la combinación de pagadores (quienes pagan su propia consulta, seguros privados, Medicare, Medicaid, etc.), las citas de pacientes y las cancelaciones de citas por parte de los pacientes. También registre los cambios en el capital de trabajo de la red a lo largo de este momento de disrupción. 

Hacerlo le permitirá proyectar un estado normalizado y analizar el pasado para ver cómo afectaron sus ganancias, liquidez y otros indicadores clave de desempeño las decisiones que tomó durante este tiempo. Otro aspecto igual de importante es que tener un registro de los KPI permite a los titulares de los consultorios cuantificar el impacto modelo de este evento único durante negociaciones futuras con posibles inversores, compradores o prestamistas. Sea diligente y mantenga un registro. 

Comuníquese con los accionistas, prestamistas, inversores, empleados y pacientes. 

Informe a todas las partes interesadas acerca de las medidas pormenorizadas que está tomando el consultorio para abordar las cuestiones financieras y/o sanitarias en relación con el COVID-19. Los accionistas, prestamistas, inversores y, en menor medida, empleados, deben estar informados acerca de opciones de financiamiento adicional que haya solicitado o recibido el consultorio, los cambios en los contratos y acuerdos de arrendamiento que cerró y otras medidas para ayudar a estabilizar las finanzas del consultorio. 

Los accionistas, prestamistas e inversores también deben estar al tanto de las evaluaciones y planes de contingencia para la cadena de suministro. Incluso si estos planes no se materializan, demuestran una buena planificación comercial y ayudan a mejorar la confianza en el futuro de su negocio. Las comunicaciones concisas y regulares con las partes interesadas en aspectos financieros mantienen abiertas las líneas y pueden facilitar mayor acceso a financiamiento o asistencia si el consultorio llega a necesitarlo. 

Mantenga a los empleados y pacientes al tanto de los cambios en los horarios de atención, las transiciones a la modalidad de telemedicina, las nuevas prácticas de higiene y distanciamiento social en el consultorio, los nuevos procedimientos de admisión, la limitación de acceso a determinados departamentos (por ejemplo, los departamentos de facturación propios o tercerizados pueden no funcionar al máximo de su capacidad debido a las restricciones en relación con el COVID-19) y si algún integrante del personal fue diagnosticado con COVID-19. Más aun, cuando confirme que su consultorio podrá reanudar sus operaciones "normales", recuerde comunicar correctamente esta información a los empleados y pacientes y prepararse para una transición sin interrupciones. 

Brinde apoyo a sus empleados

Así estén en la oficina, trabajen desde casa o no tengan permiso laboral, los directivos deben demostrar a los empleados claramente que se preocupan por ellos y los apoyan y apoyan a sus seres queridos. Si es necesario, ayúdelos a encontrar programas de asistencia. Los buenos empleados son quizá el activo más valioso de cualquier consultorio, y las medidas y consideraciones de sus directivos durante este tiempo serán recordadas por muchos años. 

Este estado de emergencia pasará, y muchos consultorios podrán reanudar sus operaciones de manera total. La prosperidad y valor del consultorio en el largo plazo se verán influidos en gran medida por lo que hagan los propietarios hoy: planificar la liquidez para sobrevivir y posicionar al consultorio para que aproveche la oportunidad de crecer una vez que regrese la estabilidad económica. 


Ian Goldberger, CPA, es socio de Servicios de Consultoría Empresarial, Servicios de Asesoramiento en Transacciones de Kaufman Rossin, una de las 100 principales empresas certificadas de contaduría pública y asesoramiento en EE. UU.

Nikoleta Angelova es directora de Servicios de Consultoría Empresarial de Asesoramiento en Transacciones en Kaufman Rossin, una de las 100 principales empresas certificadas de contaduría pública y asesoramiento en EE. UU.