¿Está evaluando vender su consultorio médico? Ordene sus finanzas ahora

Puede reducir al mínimo el impacto negativo del COVID-19 sobre el valor de su empresa.

Si bien se espera que la tendencia de fusiones y adquisiciones en el sector de atención médica y de consolidación de la industria se mantenga después de la pandemia, los dueños de consultorios médicos que están negociando su venta o quienes estén evaluando vender sus consultorios en los próximos 12 a 24 meses pueden sentir preocupación acerca de cómo su panorama financiero actual podría afectar el precio de venta que puedan negociar.

Muchos consultorios médicos sufrieron una reducción en sus ganancias o limitaciones en su flujo de caja en el último tiempo, y como consecuencia se vio afectada la calidad de sus ingresos a causa de la pandemia del COVID-19. La buena noticia para la mayoría de los consultorios médicos es que esta caída será temporal. Sin embargo, si está pensando en vender su consultorio en el futuro, debe tomar las medidas correctas ahora para entender mejor su posición financiera y poder abordar cualquier situación dudosa con los posibles compradores.

El momento actual puede ser una oportunidad para mejorar sus procedimientos y registros financieros, además de analizar los indicadores de desempeño clave (KPI) en los que probablemente se concentren los posibles compradores. Estas medidas pueden ayudarle a determinar el valor justo de mercado de su consultorio y aumentarlo, propiciando una oferta de compra más favorable.

Más aun, estos análisis pueden beneficiar a su consultorio incluso si luego decide no venderlo. Entender claramente el estado financiero de su consultorio le permite identificar áreas en las que puede ahorrar costos y oportunidades para obtener mayores ganancias.

Mejore el proceso de sus registros financieros para prepararse para una fusión o adquisición en atención médica

Compare sus cuentas por cobrar del trimestre actual con las del trimestre pasado y el mismo trimestre del año pasado. ¿Cuáles son las diferencias? ¿Qué ganancias proyecta para los próximos tres meses? ¿Sus ganancias están subiendo o bajando? ¿Cuál es la tendencia de sus ganancias netas del último año? ¿Cuál es su proyección de flujo de caja para las próximas 13 semanas?

Las respuestas a estas preguntas son indicadores importantes de la salud de su negocio. Sin embargo, muchos consultorios médicos no tienen este tipo de registros financieros que permitirían responder estas preguntas de manera rápida y precisa. Debe poder presentar rápidamente un balance, una declaración precisa de ganancias y pérdidas (declaración de ingresos), informes de costos operativos, brutos y margen neto a lo largo de un período e informes de sus cuentas por cobrar y por pagar.

Es muy probable que los posibles compradores quieran ver sus registros financieros para tener una perspectiva del desempeño histórico y futuro de su consultorio. Identificar cualquier tendencia o problema antes es lo más conveniente para usted, además de procurar estar al tanto de los KPI de su consultorio de atención médica. Identificar tendencias positivas puede ayudarle a ilustrar mejor por qué su consultorio merece el máximo valor de un posible comprador, mientras que la identificación de tendencias negativas puede darle tiempo para resolver los problemas y/o planificar la mejor forma de abordarlos.

Emprolije sus informes contables y financieros e identifique las ganancias normalizadas precisas

Los registros prolijos y consistentes también pueden ayudar a aumentar el precio de venta final de su consultorio médico. Nuestra experiencia ha demostrado que la consistencia, la transparencia, la identificación de ajustes de forma y otras medidas de preparación de registros pueden aumentar de manera sustancial el precio real que se paga en la compra de un negocio.

Hay muchas formas en las que un consultorio médico puede mejorar sus registros financieros, y debería confirmar la precisión y consistencia de los períodos históricos más recientes desde el punto de vista de los informes financieros. Una buena regla de oro para seguir es revisar los dos a tres años anteriores, incluidos los informes del año en curso a la fecha, ya que cualquier posible comprador querría analizar un período suficientemente largo como para identificar tendencias y la continuidad de un desempeño sólido.

Las siguientes cinco medidas pueden mejorar sus registros financieros, ayudarle a entender el estado actual de su negocio y permitirle planificar mejor para una posible venta en el futuro.

1. Evalúe pasar del sistema contable basado en el flujo de caja al sistema contable por período. Muchos consultorios médicos más pequeños usan el método de caja para su contabilidad, y reconocen las ganancias al cobrarlas y los gastos al pagarlos. Sin embargo, esta metodología podría dificultar a un comprador revisar las tendencias en áreas como el volumen de pacientes, la cobranzas de ingresos y la rentabilidad. Las dificultades de la contabilidad de flujo de caja se ven profundizadas en el sector de atención médica a causa de la demora entre la fecha de servicio y el reembolso de una reclamación. Tenga en cuenta que probablemente los posibles compradores conviertan sus datos históricos en un registro contable periodizado para tener un panorama más preciso de sus resultados financieros.
2. Mejore la consistencia y transparencia de su información histórica y sus proyecciones. Para determinar si hay un aumento en los ingresos y la rentabilidad, si están bajando o si se mantienen constantes, debe poder comparar «bananas con bananas». Algunas inconsistencias frecuentes en la contabilidad de consultorios médicos incluyen el reconocimiento de ingresos, los devengamientos mensuales y los ajustes de fin de año realizados con fines impositivos. Si bien puede no ser posible lograr una consistencia total entre los períodos de los reportes, intente lograr la mayor consistencia posible en los datos históricos e implementar una norma de reporte contable consistente en adelante. Tome nota de los motivos de las inconsistencias para poder explicarlas rápidamente a un posible comprador.
3. Evalúe los devengamientos y capitalizaciones a través de los GAAP. Revise sus estados financieros para ver si hay gastos importantes que por lo general se deben devengar de conformidad con los Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP), como los gastos de nómina o mantener una asignación para las deudas en mora si es necesario. También revise si tiene algún gasto que pueda capitalizar de conformidad con los GAAP.
4. Exclude certain discretionary expenses if deemed to be non-recurring expenses. Excluya ciertos gastos discrecionales si no se consideran gastos recurrentes. Si dichos gastos se pagan a través del consultorio, pueden impactar de manera negativa las ganancias informadas y la valuación que un posible comprador haría de su consultorio. Prepare un informe de ganancias con ajustes retroactivos para estos gastos no recurrentes, e incluya evidencia detallada como facturas y estados de cuenta de sus tarjetas de crédito, para que un posible comprador pueda validar y aceptar los ajustes. Tome nota de estos ítems cuando se producen para no olvidar incluirlos como ajuste para un posible comprador.
5. Calcule de manera precisa los impactos pro forma de adquisiciones, expansiones o iniciativas de optimización del desempeño empresarial. Si hace poco adquirió otro consultorio, abrió otra sede, empezó a prestar otros servicios, firmó un contrato para incorporarse a la red de otro seguro o invirtió en un nuevo sistema de procesamiento de reclamaciones u otra iniciativa de optimización del desempeño empresarial, por ejemplo, calcule el impacto anual esperado de ese cambio. Además considere redactar un texto breve con evidencia de respaldo y una lógica clara que explique el impacto proyectado. Esto podría propiciar la negociación de una venta más favorable, puede acortar los tiempos de negociación o debida diligencia durante el proceso de la venta.

Otros registros que puede convenirle evaluar y mejorar

Además de los KPI relacionados con la rentabilidad de alto nivel y el flujo de caja, es posible que un potencial comprador evalúe otros aspectos o tendencias de desempeño para su inversión. Mejore su capacidad de negociar una valuación o precio de venta más alto evaluando sus registros, preparando informes rápidos y fácilmente accesibles y procurando la mayor precisión posible en sus informes y mediciones de desempeño, para que sean lo más consistentes y comparables posible.

Cree y analice sus informes con una frecuencia mensual, trimestral y anual e incluya los siguientes KPI:

• Volumen total de pacientes
• Consultas o procedimientos mensuales de pacientes
• Consultas mensuales de pacientes por proveedor o ubicación
• Procedimientos mensuales por proveedor o ubicación
• Ingresos promedio por procedimiento o consulta
• Ingresos por código de CPT o tipo de servicio
• Combinación de aseguradoras privadas, aseguradoras del gobierno y pacientes que pagan sus propias consultas del consultorio
• Cantidad promedio de días para el cobro de las cuentas por cobrar pendientes

Entienda su posición actual para crear una base sólida

Por supuesto que mejorar sus registros contables no es la única forma de fortalecer un consultorio médico al prepararse para la venta. También es recomendable que evalúe sus prácticas de facturación y codificación, los procesos clínicos, las decisiones de la cadena de suministro y una variedad de otras cuestiones comerciales y operativas. Sin embargo, antes de tomar cualquiera de esas medidas, debe conocer la situación de su consultorio en términos de desempeño financiero y KPI. No es posible administrar lo que no se puede medir, y no puede medir sin una buena obtención de datos y sin procesos correctos de mantenimiento de registros e informes.

Más allá de tener información práctica sobre su consultorio, fortalecer los procesos de registros e informes contables le ayudará a calcular el valor justo de mercado de su consultorio, reconocer posibles debilidades antes de que lo haga un posible comprador y negociar un resultado más favorable durante una transacción de fusión o adquisición.