Consejo de QuickBooks: agrupe los pagos de clientes para depositarlos en el banco con fondos no depositados

Si se la usa correctamente, la función Undeposited Funds (fondos no depositados) de QuickBooks puede ayudar a simplificar la forma en que imputa contablemente y hace el seguimiento de los pagos de sus clientes y concilia los depósitos bancarios cuando están compuestos por cheques de varios clientes. Esta función agrupa pagos, para que usted pueda hacerlos coincidir rápidamente con la suma de los depósitos que aparece en el estado de cuenta bancario. Sin embargo, esta función también puede provocar frustración a los usuarios de QuickBooks que no comprendan del todo la mejor manera de usarla.

Undeposited Funds es una cuenta transitoria que registra pagos recibidos de clientes, hasta que que dichos depósitos llegan a la cuenta bancaria de su compañía. Es como un sobre para guardar dinero o cheques recibidos de diferentes clientes. Cuando llega un pago de un cliente, se cierra la factura y se actualiza Accounts Receivable (cuentas por cobrar). La compañía mantiene esos cheques o efectivo en sus manos hasta depositarlos en el banco. A medida que se recibe efectivo y cheques de clientes, aumenta el saldo en Undeposited Funds, y una vez que dichos importes se depositan en el banco, el saldo baja.

Uno de los errores más frecuentes es imputar los depósitos faltantes directamente a la cuenta del banco, porque los usuarios no están al tanto de que fueron imputados a Undeposited Funds. Si un saldo en la cuenta Undeposited Funds de su balance alguna vez provocó que sin darse cuenta imputara dos veces los pagos o el dinero en efectivo, o si simplemente desea entender mejor esta función y evitar confusiones, siga leyendo.

Siga estos pasos para usar correctamente la función Undeposited Funds de QuickBooks Online:

1. Si todavía no tiene una, cree una cuenta Undeposited Funds (fondos sin depositar):
   1. Vaya a «Accounting» (contabilidad) en la barra sobre la izquierda
   2. Elija «Chart of Accounts» (lista de cuentas)
   3. Seleccione «New» (nuevo) para crear una cuenta nueva
   4. Seleccione «Other Current Asset» (otro activo corriente) en el tipo de cuenta
   5. Seleccione «Deposited Funds Account» (cuenta de fondos depositados) en el tipo de detalle
   6. Guarde y cierre

2. Cree una factura:
   1. Haga clic en el símbolo «+» en la esquina superior derecha
   2. Seleccione «Invoice» (facturar)
   3. Elija el cliente destinatario de la factura (en el extremo superior izquierdo de la factura)
   4. Ingrese la descripción del producto/servicio y el importe a facturar
   5. Si corresponde, incluya el impuesto de ventas

3. Cuando reciba un pago:
   1. Haga clic en el símbolo «+» en la esquina superior derecha
   2. Seleccione «Receive Payment» (recibir pago) en la sección «customers» (clientes)
   3. Elija el cliente asociado al pago. En «Outstanding Transactions» (transacciones pendientes), seleccione las facturas por las que recibió el pago
   4. También puede buscar facturas por número al hacer clic en «Find by Invoice No.» (buscar por número de factura)
   5. Al ingresar la información del pago recibido, recuerde elegir «Undeposited Funds» en el menú desplegable «Deposit To» (depositar a)
   6. Otra forma de recibir el pago es ir directamente a la factura y hacer clic en el botón «Receive Payment» (recibir pago) sobre la esquina derecha, debajo de «Balance Due» (saldo pendiente)
   7. Desde la página principal, en la barra sobre la izquierda, la opción «Sales» (ventas) le sirve para ver qué facturas tiene abiertas. En la columna «Action» (acción) hay una opción «Receive Payment» (recibir pago) para las facturas abiertas

4. Al depositar un cheque en el banco:
   1. Haga clic en el símbolo «+» en la esquina superior derecha
   2. Seleccione «Bank Deposit» (depósito bancario)
   3. En «Select the Payments Included in the Deposit» (seleccione los pagos incluidos en el depósito), marque los importes que va a depositar
   4. Recuerde revisar que el importe de los depósitos coincida con el depósito que hizo en el banco

Es importante confirmar que la cuenta Undeposited Funds quede en cero de manera regular. Si queda un saldo, podría deberse a una duplicación en los depósitos que podría distorsionar el ingreso imputado a la cuenta pérdidas y ganancias: este es un error frecuente. Un saldo de cero en la cuenta Undeposited Funds indica que no hay importes pendientes de depósito.

También debe evitar ingresar manualmente los depósitos que tienen facturas asociadas.

¿Acepta pagos con tarjeta de crédito? La factura aparecerá en Undeposited Funds ni bien se procese el pago. Cuando el cliente envíe el pago, QuickBooks reducirá automáticamente la Account Receivable (cuenta por cobrar) y sumará el importe a Undeposited Funds. Para poder trasladar el pago de Undeposited Funds a la cuenta bancaria correspondiente, solo debe seleccionar la función «Match» (conciliar) en «Actions» (acciones) para ese depósito.

Si tiene dudas acerca de cómo usar la función Undeposited Funds y otras funciones de QuickBooks, puede contactarme o contactar a otro integrante del equipo de Consultoría de QuickBooks de Kaufman Rossin.