Estrategias para adaptarse rápidamente al trabajo remoto

El trabajo remoto es una competencia como cualquier otra que debemos aprender y una cultura que debemos conocer para poder lograr resultados satisfactorios. Esto es particularmente evidente cuando uno se ve inmerso en esta situación de manera repentina y debe quedarse en casa para continuar su trabajo profesional desde allí, y cuando trasladarse a la oficina deja de ser una posibilidad.

La situación en la que nos vemos inmersos debido a la pandemia de COVID-19 no es la misma que podemos experimentar cuando trabajamos un domingo por la tarde para ponernos al día con los emails laborales, ni tampoco se parece a una jornada de trabajo desde casa una vez a la semana. Esta situación exige modificaciones más drásticas. Lo bueno de todo esto es que vamos mejorando con la práctica. Las siguientes son algunas sugerencias para acelerar ese proceso de aprendizaje.

Cambie su mentalidad

Muchos se preguntan si tendrán la disciplina necesaria para separar sus tareas personales de las laborales al trabajar en forma remota. ¿Cómo pueden concentrarse en el trabajo sin distracciones de un perro que ladra, un hijo ruidoso o la pila de ropa sucia que espera en el piso del baño?

Hay algunas medidas que puede tomar para cambiar su mentalidad al modo profesional. Y no tiene por qué ser un cambio dramático para su rutina matinal habitual. Solo necesita encontrar cuál es el factor personal que dispara su "cambio de mentalidad" para hacer la transición de tiempo personal a tiempo profesional en su propia casa.

Una de las mejores formas de lograrlo es tener un espacio exclusivo en su casa para su trabajo profesional. Y lo más importante es que debe dejar en claro a los demás integrantes de su núcleo familiar que se trata de su espacio de trabajo y que, una vez que se sienta en esa silla, está "en el trabajo". También puede ser útil adoptar una mentalidad de trabajo preparando su espacio con lo que necesita para iniciar el día laboral, como una taza de café recién hecho o su bolígrafo favorito.

Aspectos fundamentales del entorno laboral

Estructurar una oficina en casa le permite trabajar en un espacio personalizado y confortable, acorde a sus gustos. Puesto que trabajará en ese espacio de 8 a 10 horas por día, le conviene elegir el mejor lugar de su casa para armar la oficina y destinar el segundo mejor lugar de la casa para su tiempo personal (ej.: rincón de lectura, estudio, "espacio para hombres"). Mantenga ambos lugares tan separados como le sea posible y evite distraerse con asuntos cotidianos, como el correo y sus facturas, mientras está trabajando. Si no tiene un cuarto de sobra que pueda usar como oficina, armar un simple escritorio o mesa de trabajo será suficiente; lo único importante es que designe esta estructura como su "espacio de trabajo".

Tener una buena iluminación es fundamental; si tiene una ventana que le aporte luz natural, tanto mejor. Y debe invertir en una silla cómoda: su espalda se lo agradecerá. Contemple, además, la posibilidad de invertir en un segundo monitor para su computadora; hoy en día, las pantallas dobles son más que una "buena opción".

Lo ideal sería que, para trabajar en su computadora, estuviera conectado a Internet directamente a través de un cable ethernet, en lugar de tener una conexión Wi-Fi para mejorar la velocidad. Con algunos enrutadores puede priorizar ciertos dispositivos de la red de su casa, para evitar que otro usuario de su red consuma todo el ancho de banda y pueda mantener un mínimo de potencia de red.

Haga uso de la tecnología

Aproveche al máximo la tecnología y las herramientas que tiene a su alcance, y haga un buen uso de todo esto. A continuación le damos algunos consejos:

• Almacenamiento en la nube: evalúe trabajar con aplicaciones en la nube (como Office365 o G-Suite) en lugar de conectarse a aplicaciones de escritorio a través de redes virtuales, siempre en función de la infraestructura y políticas de TI de su compañía.
• Gestión de documentos: siempre que sea posible, use una solución de almacenamiento centralizada que facilite compartir los archivos, como  Microsoft OneDrive, Dropbox, Box, Google Drive o Citrix ShareFile, para evitar tener que enviar archivos que puede terminar teniendo diversas versiones. Poder controlar las versiones le ahorrará más tiempo del que imagina.
• Comunicación y trabajo conjunto: use una herramienta de chat para preguntas o  conversaciones rápidas. Las herramientas más prácticas para esto son Microsoft Teams, Google Hangouts y Slack. Estas herramientas específicas son especialmente útiles si necesita resolver algo rápidamente, ya que puede usarlas como una herramienta integral de trabajo conjunto que le permite conversar, compartir archivos y hacer conferencias de audio y video mediante un mismo software.
• Videoconferencias: si quiere hacer videoconferencias como todo un profesional, analice utilizar Zoom, Webex o GoToMeeting. Posiblemente no todas las versiones sean gratuitas en estos recursos de videoconferencia, pero todas ofrecen una versión básica gratis o una versión de prueba para que pueda conocerlas antes de pagar la licencia.

Si tiene pensado trabajar de manera remota durante un período extenso, es importante que su entorno laboral disponga de buenas herramientas para hacer videoconferencias. Esto ayuda a mantener algún grado de continuidad con su equipo, particularmente si estaban habituados a verse a diario en la oficina. Pero piense estratégicamente acerca de ello y use herramientas de video solo cuando es importante y agrega valor a la reunión, no solo por el hecho de tener la herramienta.

Para hacer reuniones de equipo breves, es probable que la herramienta de comunicación más efectiva siga siendo la llamada con audio. Y su departamento de TI le estará agradecido, porque las videoconferencias consumen fácilmente 20 veces más de ancho de banda que las llamadas de audio. Esto puede suponer una diferencia importante si de repente toda la compañía trabaja desde casa y necesita mucha potencia en las redes.

Domine las teleconferencias

Cuando se trabaja desde casa, la reunión tradicional se ve reemplazada por una llamada entre dos personas o por una teleconferencia grupal, en la que varias personas se comunican desde lugares diversos.

Hay muchos consejos y trucos para hacer llamadas en conferencia efectivas. ProConference ofrece una buena lista.

A continuación le presentamos algunos consejos y recomendaciones adicionales para las teleconferencias:

• Haga la llamada con anticipación, en especial si es la primera vez que lo hace; es lo mismo que una reunión en persona, a la que llega temprano si no conoce el entorno ni a los asistentes.
• Envíe con antelación los archivos y el material de la reunión, incluido un orden del día. Use la opción de compartir las pantallas solo cuando sea necesario (por ej., si desea mostrarle a su audiencia qué cambios está haciendo y cómo los hace). En la mayoría de los casos, enviar archivos antes de las reuniones bastará y le dará a su audiencia la posibilidad de leer el material y prepararse antes de la reunión.
• No asuma que el resto de las personas reconoce su voz. Preséntese al inicio de la llamada y antes de comenzar a hablar o hacer una pregunta.
• Siempre que sea posible, use una línea fija.
• Use auriculares en lugar de poner su teléfono en altavoz.
• Siempre que corresponda, considere también la posibilidad de grabar sus teleconferencias, así los participantes pueden volver a escucharlas o ponerlas a disposición de otras personas que no pudieron participar. A fin de que la llamada sea efectiva para quienes la están reproduciendo por segunda vez, trate de que tenga un formato simple y que se limite a un estilo conversacional. Si su presentación es con diapositivas, siempre mencione el número de la página en la que está. Esto facilita seguir la presentación cuando se reproduzca nuevamente.
• Cuando haga una videoconferencia, planifíquela bien y pruebe todo exhaustivamente antes de salir en vivo. También puede conectarse desde un dispositivo diferente como si fuera un participante regular, así puede ver lo que los demás participantes ven en la videoconferencia.

Cuando hablamos de teleconferencias, no podemos dejar de mencionar el botón de silencio. Sí, el botón de silencio. Si se lo usa incorrectamente, se puede generar una situación muy incómoda. Por lo tanto, la regla n.° 1 es evidente: asegúrese de tener activado el botón de silencio cuando no esté hablando.

Si usted es quien está al frente de la llamada, asegúrese de saber cómo silenciar y activar la voz de todos los participantes, así puede rápidamente eliminar todo el sonido de fondo si necesitara hacerlo. Esto le confiere el control de la llamada y le permite comenzarla sin ruidos.

Cómo manejar un equipo a la distancia

Si usted está al frente del equipo, hay algunas medidas más que puede tomar para liderar a sus empleados y mantener el "espíritu de equipo a la distancia":

• Los objetivos deben ser aún más claros cuando los equipos trabajan a distancia. En su calidad de gerente, organice reuniones individuales con cada uno de sus empleados para hablar sobre las expectativas relativas al desempeño, y esté disponible para ellos por si necesitan contactarle.
• Organice una comunicación en conferencia breve diariamente con todo su equipo. Cuando se trabaja a distancia, el exceso de comunicación es algo casi inexistente. Incluso cuando piense que no hay nada de lo que se deba hablar, siga programando esas reuniones regulares. Tal vez su llamada dure dos minutos, pero al menos le habrá dado a todos la posibilidad de informar sobre su situación y hablar sobre dudas o inquietudes que puedan tener.
• Un buen parámetro a seguir es organizar una llamada diaria de 5 a 10 minutos para el equipo y otra llamada, también para todo el equipo, de 60 minutos semana de por medio. Considere la opción de las videoconferencias para reuniones en las que sería una herramienta provechosa. Una videoconferencia ocasional con el equipo también es una buena oportunidad de socializar un poco, mencionar los cumpleaños, anunciar ascensos u otorgar premios y reconocimientos.

Como mencioné al principio, trabajar desde casa es una cultura y, en este sentido, un entorno de confianza cumple un papel fundamental a la hora de gestionar equipos en forma remota. Debe sentirse tranquilo de que cada integrante de su equipo está haciendo su mayor esfuerzo para alcanzar sus metas y cumplir con los plazos. Y su equipo necesita saber que pueden recurrir a usted para que les dé la seguridad y el apoyo que necesitan para prosperar en el mundo del trabajo remoto. Tener conversaciones regulares sobre las expectativas y la carga de trabajo ayuda a generar seguridad y confianza.

Lo último, aunque no lo menos importante

No se castigue demasiado si las cosas llevan más tiempo de lo programado o si al principio nada sale bien. El trabajo remoto es una aptitud que todos debemos incorporar y cada equipo necesita tiempo para adaptarse y descubrir el método óptimo de trabajo conjunto. Las reglas sencillas que se describen arriba como mínimo ayudarán a evitar los problemas demasiado frecuentes que conlleva el trabajo remoto que puede ver en este divertido video.